MTRO. LEONARDO MTZ. GUÍA DE CLASE.- SUBMODULO II.- GESTIONA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA.

MAESTRO LEONARDO MARTÍNEZ CARRILLO.

MATERIAL DE APRENDIZAJE Y EVALUACIÓN

MODULO I.- ELABORA Y GESTIONA LA INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN.

SUBMODULO I I.- GESTIONA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA.

TÉCNICA DE LECTURA GUIADA

 CENTRO DE ESTUDIOS TECNOLOGICOS DEL MAR, NUM. 11. ENSENADA, B. C.

ACADEMIA ECONOMICO ADMINISTRATIVO

GUÍA DE APRENDIZAJE. DOCUMENTO DE TRABAJO DEL ESTUDIANTE.

PLANTEL:
GRUPO:
NOMBRE DEL ALUMNO(A):
NOMBRE(S) DEL PROFESOR(ES):
FECHA DE APLICACIÓN				CALIFICACIÓN

MODULO I.- ELABORA Y GESTIONA LA INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN.

SUBMODULO I I.- GESTIONA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA.

RESULTADO DE APRENDIZAJE DEL MODULO:

Identifica los elementos y estructura de los diferentes documentos utilizados en el departamento de recursos humanos aplicando los elementos de redacción, clasificación, control y resguardo de la documentación.

OCUPACIÓN: AUXILIAR DE INFORMACIÓN INTERNA Y EXTERNA.

COMPETENCIAS / CONTENIDOS A DESARROLLAR: DISCIPLINARES BÁSICAS SUGERIDAS:

C 1.- Identifica, ordena e interpreta las ideas, datos, conceptos explícitos e implícitos en un texto, considerando el contenido en el que se generó y en el que se recibe.

C 4.- Produce textos con base en el uso normativo de la lengua considerando la intención y situación comunicativa.

COMPETENCIAS / CONTENIDOS A DESARROLLAR: GENERICAS SUGERIDAS:

C 5.1.- Sigue instrucciones y procedimientos de manera reflexiva, comprendiendo como cada uno de sus pasos contribuye al alcance de un objetivo.

CC 5.2.- Ordena información de acuerdo a categorías, jerarquías y relaciones.

COMPETENCIAS / CONTENIDOS A DESARROLLAR: COMP. PROFESIONALES:

5.- Reconoce la importancia del resguardo de la documentación en la organización.

6.- Aplica el proceso para guardar los expedientes en el mueble de archivo.

7.- Clasifica documentación interna y externa para integrar el expediente.

8.- Organiza la documentación conforme al sistema ordenador.

9.- Realiza registro de préstamos y nuevos expedientes, determinando cuantos y cuales se tienen en existencia.

10.- Depura los archivos electrónicos y manuales inactivos.

Concepto fundamental: Registro de documentos del departamento de Recursos humanos.-

Conceptos subsidiarios: Proceso de resguardo de expedientes.

ACTIVIDADES DE APERTURA:                                   Número de horas: 10.-

1.    Participación en exposición oral.- su información, que entiende, significado, experiencias y/o donde se aplica los conceptos, que se indican en la guía de contenido del tema: (describa según sus saberes previos).

2.    Entregue por escrito (una cuartilla) describa sus ideas de los elementos teóricos.

3.    Comparta e intercambie sus respuestas al grupo, como se indique en las instrucciones del facilitador.

4.    Comparta con el grupo de lectura a sus conclusiones del tema estructura del texto.

ACTIVIDADES DE DESARROLLO:                           Número de horas: 10.-

1.    Investigar en forma individual: consultando en bibliografía de la biblioteca.- textos de manual de Operaciones y lineamientos de Recursos humanos, y búsqueda en enciclopedia Web. Internet: Los contenidos de temas de clase, a elección del alumno.

a). gestiopolis.com.

b). monografías.com.

c). promonegocios.com.

d). altavista.com.

2.    Actividad Elección de un tema asignado para reporte de investigación, análisis, reflexión y conclusiones.

3.    Exposición participación en equipos: criterios.- Preparación del tema y Expresión (exposición oral al grupo).,

Actividad de entrega por escrito (máximo diez cuartillas), escrito en computadora. Diseñe en plástico acetato (máximo diez), para exposición al grupo, exponga su teoría de investigación de la información y conclusión del tema asignado.

4.    Diseñe un cuestionario de diez reactivos, con cuatro opciones de respuesta y/o respuesta libre. Criterios: Organización de la información, congruencia en la respuesta, limpieza y ortografía.

5.    Participación del grupo en la exposición los alumnos deberán resolver en forma individual, el formato de 15 ideas conclusivas mínimo 5 renglones cada una, para entrega de reporte individual al profesor entregado en clase, con la información del equipo expositor, para su posterior revisión y calificación.

6.    En equipo de tres estudiantes, lectura del material bibliográfico proporcionado por el facilitador, para discusión del contenido, escribir sus respuestas en cada reactivo (en forma amplia, significado y conclusión (no resumen), actividad de clase para entregar en forma individual al profesor al término de clase.

ACTIVIDADES DE CIERRE:                           Número de horas: 12.-

1.    En equipos de tres estudiantes diseñe un reporte de investigación. Practica extraclase.- Criterios: Análisis de información, conclusiones, limpieza y ortografía.- Visita a una Organización publica y/o privada, para recolección de información de campo.

a). Información general de la empresa.

b). Organigrama funcional. Departamento de recursos humanos, relaciones públicas.

d). Personal asignado, actividades y funciones.

e). Proceso que utilizan para registro y resguardo de documentación  administrativa.

f). Programas o sistema utilizado para registrar y controlar la documentación del Área de Recursos humanos.

2.- Observe para entrega de sus productos de aprendizaje, los criterios de evaluación que se indican en cada actividad de clase y/o extraclase.

3. Diseñe diapositivas (máximo diez en power point y/o acetatos en transparencias), para su presentación al grupo, para compartir sus hallazgos del reporte de investigación de campo.

DESGLOCE Y PONDERACION DE CRITERIOS DE EVALUACION
EVIDENCIA DE PRODUCTOS:   35 %. Los expedientes guardados en el mueble de archivo de acuerdo al proceso. La documentación interna y externa clasificada en expedientes. La documentación organizada conforme al sistema ordenador. Los expedientes registrados. Los archivos electrónicos y manuales depurados. Practica de clase, reporte de clase escrito, (expediente de reactivos y respuestas). Cuestionario. Organización de la información, congruencia en la respuesta, limpieza y ortografía. Reporte de investigación. Preparación de tema: material de apoyo, hoja rotafolio, transparencia acetato o power point., jerarquización de la información, limpieza, ortografía.	EVIDENCIA DE CONOCIMIENTO: 35 %. Exposición: Expresión oral: uso de lenguaje, dicción, volumen de voz, ritmo y fluidez en su disertación. Exposición de ideas sin apoyo de lectura. Consultado ficha de investigación. Examen de conocimiento. Prueba objetiva. Estudios previos de los textos de clase, de los contenidos del programa y contestar en la hoja de examen, sin consultar documentos.
EVIDENCIA DE DESEMPEÑO: 15%. La aplicación de técnicas, instrumentos y metodologías de evaluación y desempeño del recurso humano. La utilización de herramientas administrativas de calidad para medir los logros de la organización.  Elaboración de trabajo. Atención esmerada en clase. Participación en tareas asignadas por el facilitador, asistencia, uso adecuado de uniforme,	EVIDENCIA DE ACTITUDES: 15%. Responsabilidad. Tolerancia respeto a opiniones e ideas personales. Colaboración y apoyo mutuo. Trabajo colaborativo. Orden y disciplina en aula, instalaciones del plantel.

INSTRUMENTOS DE APRENDIZAJE Y EVALUACIÓN

EJERCICIO DE COMPRENSIÓN LECTORA

NOMBRE: ________________________________ GRUPO: ______________

ACADEMIA ECONOMICO ADMINISTRATIVO:

SUBMODULO II.-  GESTIONAR DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA DE RECURSO HUMANO.

Estrategias de comprensión lectora en Estudiantes.

Instrucciones: Encuentra en la siguiente sopa de letras las palabras que sugieren tus saberes previos, relacionadas al texto. Gestionar documentación administrativa.

Tus respuestas pueden estar en forma vertical, horizontal, inclinadas, de arriba hacia abajo, o abajo hacia arriba.

BUSCA PALABRAS

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1.- Utiliza hoja membretada y diseña un glosario, con las palabras del texto y su significado, numera y ordena en forma alfabética. Búsqueda en Internet.

2.- Diseña en media cuartilla un concepto que defina Gestionar Documentación.

HOJA DE EVALUACIÓN DE PORTAFOLIO

INSTRUMENTOS DE APRENDIZAJE Y EVALUACIÓN.

SUBMODULO I.- GESTIONA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA.

DATOS DEL ESTUDIANTE
Plantel:
Grupo:
Nombre del Alumno(a):
Nombre del Profesor.(a):
Fecha de Aplicación:			Calificación:
CARPETA EXPEDIENTE DE EJERCICIOS DE CLASE
Técnica de evaluación de Portafolio o carpeta folder.- consiste en hacer una recolección de productos, trabajos de clase y extraclase: análisis de textos, reporte de ideas conclusivas, ensayos, reflexiones personales, ejercicios digitalizados presentación en diapositivas, y otros que los estudiantes  realizan en la fecha programada para entrega de calificaciones parcial 1.
Hoja de Evaluación para la carpeta folder, en la clase del Submódulo II. Atender al cliente en las ventas a distancia, mediante la aplicación de tecnologías de la información y comunicación. Contenido a evaluar: Competencia 1.- Identifica, ordena e interpreta las ideas, datos, conceptos explícitos e implícitos en un texto, considerando el contenido en el que se generó y en el que se recibe.
Núm.	Criterio de Evaluación.			Puntuación.
1	Entrega todos los trabajos de los instrumentos de aprendizaje. ( 15 puntos) Falta: __________
2	Demuestra dominio de las características de buena escritura (claridad, coherencia, concisión, precisión, variedad).  (20 puntos)
3	Demuestra dominio de la estructura margen interior de los escritos.  (10 puntos)
4	Demuestra que conoce el proceso de redacción. (15 puntos)
5	Hay Evidencias de su proceso de Ideas conclusivas. (10 puntos)
6	La autoevaluación evidencia un proceso de reflexión continuo y serio.  (10puntos)
7	Escribe tomando en consideración el significado del autor y sus reflexiones personales (síntesis -  resumen) (20 puntos)
CALIFICACIÓN / ACREDITACIÓN                SUMA
Comentario del Profesor:
Evaluación Competente:
Evaluación No Competente:

INSTRUMENTOS DE APRENDIZAJE Y EVALUACIÓN:

Competencia 4.- Produce textos con base en el uso normativo de la lengua considerando la intención y situación comunicativa.

Ejercicio Contenido 1.1

Técnica para generar aprendizajes: CONSULTA DE INFORMACIÓN. Evidencia de aprendizaje: producto.- Tarea de clase. Resúmenes. Evidencia de desempeño: Discusión dirigida. Evidencia de conocimiento: Ejercicio de solución. Instrumento de registro de evidencias: Reporte de práctica. Contenido a evaluar: SUBMODULO I.- GESTIONA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA. I.- Redactar los significados del autor y su propia conclusión de los conceptos que se indican, II.- Construir en sus hojas membretada para entrega al profesor del reporte de clase: III.- desarrolla en cada cuartilla sólo dos significados de los conceptos: teoría de los autores, y tu conclusión. MATERIAL: Hoja blanca tamaño carta con su membrete, tinta azul o negra, carpeta folder tamaño carta, broche sostenedor.

1.- Diseñe en media cuartilla el objeto y fines de resguardo de documentación en oficinas? a).- Describa el termino registro de documentos, es servicio de información concepto moderno? b).- Diseñe el significado servicios que se proporciona en oficinas factor información del archivo? c).- Describa en cuadro de información en una cuartilla: Concepto actual de los archivos.- los diversos sistemas de archivar implantados en oficinas?.- Investigue en texto o internet una cuartilla.- de que se ocupa la Archivonomia- planeación?.- los significados.- Archivo, sus tres conceptos. Archivo.- archivista.- archivero? 2.- Diseñe en cuadros de información en cinco cuartillas: el significado y su conclusión de la división de los archivos.- Por su organización.- Por sus asuntos.- Por la documentación que contienen.- Por su destino.- Por el método empleado.- Por la calidad y cantidad.-Por la asignatura empleada? a).- Describa en dos cuartilla el significado elementos que integran los archivos.- El Local, sus condiciones óptimas, sus enemigos problema del ruido, su conclusión. 3.- Describa el significado y conclusión de objetivo de departamento de recursos humanos? a).- Diseñe en una tabla de filas y comunas describa 15 funciones del departamento de R HUM?.- Describa el concepto Elemento base de datos? b).- Diseñe esquema la forma Manual, Semiautomático y Automático de procesamiento de datos? c).- Diseñe en dos cuartillas aplicaciones de base de datos en Recursos humanos.- en incisos indique niveles de datos para obtener y almacenar. Sistema que obtiene datos.- antiguos sistemas? d).- Describa en dos cuartillas de Aplicaciones de sistemas de información en Recursos humanos? 4.- Diseñe en una cuartilla cambios para la ARH.- Diseñe en esquema separe información de los cambios del personal en empresas?.-  Diseñe en una cuartilla aplicaciones del impacto de los cambios sobre ARH? a).- Describa en una cuartilla, en cuadro de información el concepto conflictos, su naturaleza, condiciones que predisponen, condiciones que desencadenan el conflicto? b).- Diseñe en esquemas sinópticos la descripción de Resolución episodio conflicto.- numere Resultados constructivos.- Destructivos.- Aplicaciones de auditoría de Recursos humanos? 5.- Diseñe en dos cuartillas aplicaciones de patrones de evaluación y control de recurso humano? a).- Diseñe en columnas y filas en dos cuartillas los 13.- principales ítems de auditoría de R H? b).- Describa en dos cuartillas los indicadores de patrones y medidas, aspectos de productividad.- Para qué sirve la Auditoria de ARH., indique los puntos y 4 aspectos a verificar en auditoria de RH? c).- Desarrolle en cuatro cuartillas empresas que contratan consultor de R H, Numere 7 cambios que alteran la auditoria de RH.- aspecto contabilidad de RH, concepto balance contable?  6.- Diseñe en dos cuartillas, cuadro de información aplicaciones de cuentas sociales , indique los grupos sociales que conforman la organización, describa los grupos de cuentas sociales? a).- Desarrolle cuatro cuartillas cuadro de información el concepto responsabilidad de la empresa.- sus etapas que presenta.- que es el balance.- b).- Conclusión completa.- Numere y describa seis aspectos de puesta en práctica del sistema de información de Recursos Humanos.

EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS:

REGISTRO DE DOCUMENTOS – RESGUARDO DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN.-

OBJETO Y FINES DE LA MATERIA.-

En nuestro días, el trabajo de las oficinas en las instituciones modernas, han sido designado con frecuencia con el nombre de “sistemas nerviosos” de la empresa, ya que es una parte vital integral de la misma. En todas las empresas, desde la unitaria hasta la muy compleja, encontramos dos clases de actividades bien distintas; una de ellas esta representada por actividades primordiales, fundamentales o primarias en la propia institución, o sean  sus finalidades o propósitos, ya se trate de la producción,  del cambio, o de los servicios; las otras actividades están representadas por la administración localizada en una oficina, de mayor o menor facilitar las actividades primordiales en forma eficiente. En general, la labor de la administración es de servicio y entre esos servicios esta el del archivo.

Este servicio es esencialmente de información; por tal razón, y en un moderno concepto, esta actividad debe considerarse como el “registro de la información”. La mayoría de las actividades están precedidas, acompañadas y seguidas de un “papel”; se relacionan con la recopilación, registro y trasmisión de datos. Antes de tomar cualquier decisión es indispensable contar con la información necesaria, y es así como puede la dirección, en el momento oportuno, dictar las medidas  para incrementar la producción, reducir costo, estimular al personal, adquirir las materias primas, despachar los pedidos, conservar en alto nivel las relaciones con terceras personas o entidades, conceder los créditos, mejorar los servicios, etc., etc. 

ARCHIVONOMIA – REGISTRO DE DOCUMENTOS

Entre los servicios que proporciona la oficina está el de información del archivo que es factor importante en el desenvolvimiento de las instituciones públicas o privadas. La oficina elabora una multitud de documentos que habrán de ser manejados, ordenadamente, en los archivos con la finalidad de proporcionar la in formación.

Sus fallas provocan desorden en los negocios; entorpecen la marcha institucional puesto que el no conceder la debida importancia a este genero de trabajos, y falta de preparación del personal respectivo, imposibilita la correcta o eficiente resolución de los asuntos.

Los archivos ocupan, en un concepto actual, un lugar preferente, ya que el acervo de sus documentos significa historia de la institución; la información de sus éxitos y sus fracasos; las circunstancias y condiciones en que se desarrolla las operaciones; proporciona, como medio de análisis, el establecimiento de comparaciones y permitirá tomar acertadas decisiones de futuro. Así la documentación de los archivos, en sus aspectos in formativos, tiene una múltiple función: histórica, analítica, previsora y supervisora.

Los diversos sistemas de archivar que sean implantados en las oficinas prácticas, racionales, o de bondad indiscutibles requieren, sin excepción, la presencia de personal técnicamente preparado en distintos grados, para resolver acertadamente los complicados e ignorados problemas  de la administración de los archivos, representados e ignorados problemas de la  administración de los archivos, representada por un cumulo de documentos  que deben formar un todo orgánico compuesto de miles y miles de piezas en que se reflejan toda la vida de la institución. Esto permite asegurar que el archivo es a la inteligencia.

De lo anteriormente expuesto, se desprende que la finalidad del estudio de esta materia es la adquisición de los conocimientos sobre ella misma, y la uniformización de los sistemas y métodos que deben introducirse y ejecutarse en los archivos.         

TERMINOLOGIA ARCHIVONOMIA – REGISTRO DE DOCUMENTOS

Archivonomia.- Se ocupa o refiere a la administración de los archivos, que comprenden la planeación, la organización, la integración, la ejercitación y el control de los mismos.

La planeación la constituyen: las metas o finalidades, las ideas y doctrinas, los planes y normas generales; la organización representada por los programas de trabajo y los procedimientos de ejecución para la conexión  y coordinación,  sistemática para las conexión y coordinación, sistemática y metódica, de los elementos que constituyen los archivos para satisfacer  sus fines eficientemente; la integración que, con apoyo en lo anterior, pone en armónica cooperación a aquellos elementos representados por los factores materiales y humanos para su mejor aprovechamiento; la ejecución, o sea la aplicación de los sistemas y de los métodos de archivos guiados por una serie de normas generales, o particulares, que hacen del archivo un todo orgánico con amplia capacidad para clasificar, catalogar, conservar y manejar los documentos y, finalmente, el control como instrumento de medición y corrección de lo planeado, de lo organizado, de lo dirigido, y de las tareas y su ejecuciones.

Es de advertir que el término de ARCHIVONOMIA, como expresión de la organización y administración de los archivos, es un neologismo formado con la palabra archivo, existente en todas las lenguas, y nomè que significa regla, para designar correctamente esta materia y en un moderno concepto como REGISTRO DE LA INFORMACION.

Archivo: “lugar o paraje en que se conserva con separación y seguridad papeles o documentos. Lugar secreto y reservado, deposito de cosas de cierta importancia o curiosidad”.

En tal definición se funda los tres siguientes conceptos sobre archivo:

a)   Conjunto de documentos.

b)   Conjunto de documentos debidamente ordenados para su fácil consulta. Esto es, propiamente, lo que debe ser un archivo ya que establece el requisito de orden y apunta su finalidad, la consulta.

c)   Lugar destinado a contener los documentos, se llama también por extensión.

Archivos.- La acción de guardar ordenar los documentos, de acuerdo con los procedimientos que señalan los sistemas y los métodos.

Archivista.- El que tiene a su cargo un archivo o que, como técnico en la materia, interviene o trabaja en los archivos.

Archivero.- Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos, facilitando su manejo y conservación.

DIVISION DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se dividen y subdividen:

1.- Por su organización:

a).- Los archivos centrales.- son unidades de servicio que, concentrado toda la documentación de una institución, atiende a los referidos servicios para todas y cada una de las distintas de pendencias; es decir, existe un solo archivo, se forma un expediente único para cada asunto o negocio, con la documentación  formulada por la tramitación hecha por las diversas dependencias, es la más amplia, económica y eficaz formación documentaria.

b).- Los archivos locales.- son contrarios a los anteriores; el servicio se localiza en cada dependencia de la institución y, en consecuencia, se forman tantos expedientes, como intervenciones hagan aquéllas en la tramitación de un asunto o negocio, para hacer así ventajosamente ágil el proceso del despacho en las oficinas tramitadoras.

2.- Por sus asuntos:

a).- Los archivos generales.- contienen todo género de asuntos de la empresa; corresponden a una organización centralizada, o bien, a una unidad de concentración de expedientes de asuntos terminados en su tramitación, por las diversas dependencias que conservan sus archivos locales en proceso de operación.

b).- Los archivos parciales.- están constituidos por documentos de una sola naturaleza, o de asuntos similares.

3.- Por la documentación que contienen:

a).- Archivos oficiales.- contienen documentos de las instituciones públicas o gubernamentales.

b).- Los archivos especiales.- contienen documentos de determinadas instituciones o entidades.

c).- Los archivos particulares.- contienen documentos de las personas o familias.

4.- Por su destino:

a).- Los archivos públicos.- pueden ser consultados por las personas que lo deseen llenando los requisitos que establezcan sus reglamentos de funcionamiento.

b).- Los archivos privados.- están al servicio exclusivo de la institución a que pertenezcan, y su consulta está limitada a sus funcionarios y empleados.

c).- Los archivos secretos.- son aquellos que por la naturaleza de su documentación, reservada o confidencial, están destinados a usos exclusivos.

5.- Por el método empleado en su manejo:

a).- archivos directos.- son los que no requieren catálogos en la localización y consulta de expedientes.

b).- Archivos indirectos.- contrarios a los anteriores, requieren del auxilio y precisión de los catálogos para la localización y consulta de los expedientes.

Esta condición de archivos directos e indirectos, depende del método aplicado en su clasificación.

6.- Por la calidad o cantidad de documentos:

a).- Los archivos cuantitativos.- son de gran volumen en su documentación.

b).- Los archivos cualitativos.- son de gran calidad en su documentación y por consecuencia requieren de la aplicación máxima de las técnicas de archivo, en un archivo pueden existir ambas condiciones de cantidad y calidad.

7.- Por la asignatura empleada:

a).- archivos numéricos.- archivos alfabéticos.-

Esta división y subdivisión es resultado del empleo de los signos representados por las letras del alfabeto, o de los números arábigos, en los diversos sistemas de clasificación documentaria, las letras y las cifras se emplean separadamente combinadas.

INTEGRACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los principales elementos que integran los archivos son el local (oficina), mobiliario y equipo, documentación y personal. De estos elementos, es primordial en los archivos la documentación, puesto que el local, los muebles y equipo, y el personal están destinados a contener y manejar los citados documentos, es necesario entrar en detalle acerca de cada uno de los elementos mencionados.

EL LOCAL.- Una serie de condiciones y requisitos debe llenar el local destinado al archivo, y aun cuando los especialistas habrán de satisfacerlos, es necesario que el archivista tenga una idea general sobre ese particular; en primer término, debe buscarse la funcionalidad, o sea, la adaptabilidad del local a las necesidades propias de la oficina de archivo de acuerdo al principio. "El local debe adaptarse a las necesidades de la oficina, y no la oficina a las necesidades del local". El área suficiente se determinará con exactitud tomando en cuenta la superficie que se ocupará por el mobiliario, el equipo, el número de empleados y además por las posibilidades de expansión por crecimiento natural del servicio. El local destinado al archivo debe tener un área ideal de forma rectangular, y desechar la escaza anchura y mucha longitud, o una serie de pequeñas superficies de forma irregular.

Los archivos tienen dos principales enemigos que son: el incendio y la humedad, de manera que el local debe garantizarlos contra ese doble peligro, y de ahí que las condiciones de construcción, sus instalaciones y su situación deben tender a evitar los males anotados. El cemento armado, los pisos asfalticos, las instalaciones ocultas, el equipo metálico, la conveniente calefacción y ventilación, casi anulan esos peligros, El polvo es otro enemigo de los papeles que debe evitarse a todo trance, para cuyo fin se dispone de aparatos de succión; en la construcción están abolidos los ángulos de los salones, que deben ser curvos. La orientación adecuada es hacia el sur, después al oriente, o al poniente, y la más inconveniente es al norte.

En cuanto a la iluminación, la natural es la mejor, y en el caso de emplear la artificial, ésta debe ser en cantidad suficiente, sin reflejos, sin sombras y con buena difusión de la luz, lo que se logra con una distribución simétrica de los focos luminosos en número y voltaje necesarios. La temperatura y la ventilación no son simple cuestión de higiene, en la actualidad está demostrado que tienen íntima relación con el rendimiento y eficiencia de los empleados; además, influyen grandemente en la conservación de los documentos. La decoración debe evitar todo aquello que favorezca la acumulación de polvo, para emplear materiales que reúnan las condiciones ideales de color y facilidad de limpieza.

Los Ruidos son un problema en la instalación de la oficina de recursos humanos para el archivo; los provocan, principalmente las maquinas y el crecimiento de las poblaciones; aislar las primeras donde sea posible y el empleo de materiales especiales en los techos, paredes y pisos, que absorban los ruidos, se traducirán en mayor eficiencia en el trabajo y en una menor fatiga nerviosa del archivista. El archivo moderno debe contar con las instalaciones accesorias, representadas por un taller de encuadernación y una de fotografía, además, con las de vestuario, tocador y sanitario indispensable.

En conclusión el local destinado al archivo debe tener, como condición primordial, la necesaria accesibilidad para el público o para los empleados –según su índole- facilitando comodidad en el estudio o la consulta de los documentos.

PRÁCTICA DE INTERNET EN CLASE

PUBLICACIÓN EN PÁGINA BLOGGER.

INSTRUCCIONES:

1.- Crear Blogger nueva dirección:

URL http://www.blogger.com/create-blog.g?na=true

http:// sunombreyapellidogrupo      .blospot.com/

Registre un nuevo e-mail gmail.com

Utilice la misma contraseña de siempre para que nunca la olvide y pueda estar publicando en Internet, en esa dirección todos sus archivos electrónicos.

DISEÑA LOS FORMATOS EN PÁGINA ELECTRÓNICA

UTILIZA TU HOJA MEMBRETADA, ELECTRONICA PARA EL DISEÑO DE GESTIONAR DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA.

SON CATORCE DOCUMENTOS PARA REGISTRO DE 10 EMPLEADOS.

PROGRAMA WORD – EXCELL – POWER POINT.

CADA IMAGEN DEBE GUARDAR COMO FORMATO JPG.- PARA QUE LA PUEDA SUBIR A LA RED INTERNET. 
LINK DE ACCESO URL.- PLANTILLAS DOCUMENTOS DE RESURSOS HUMANOS:
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NÚM.	ELABORAR DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE RECURSOS HUMANOS. PARA 10 EMPLEADOS EN ORDEN ALFABETICO.
1	DOCUMENTO FORMATO CURRICULUM VITAE.
2	DOCUMENTO SOLICITUD DE EMPLEO.
3	DOCUMENTO DESCRIPCIÓN DEL PUESTO.
4	DOCUMENTO CARTA DE CANDIDATURA.
5	DOCUMENTO EVALUACION DE CANDIDATO.
6	DOCUMENTO ORIENTACION DEL NUEVO EMPLEADO.
7	DOCUMENTO CONVENIO DE CONFIABILIDAD.
8	DOCUMENTO REGISTRO DE HORAS DE TRABAJO.
9	DOCUMENTO FORMATO CONTROL DE HORARIO.
10	DOCUMENTO HOJA CURRICULUM DISPOSITIVO MOVIL.
11	DOCUMENTO FICHA PERSONAL.
12	DOCUMENTO PARTE DIARIO DE ASISTENCIA.
13	DOCUMENTO AUTORIZACION DE SALIDA.
14	DOCUMENTO TARJETA CONTROL DE ASISTENCIA.

 

Conceptos subsidiarios: Elementos de la estructura de los Textos.

TÉCNICA DE LECTURA GUIADA

EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS:

Tiene como objetivos mantener el registro e información sobre el personal, administrar el pago de las remuneraciones y el cumplimiento de las leyes sociales para el personal municipal, además de establecer la representación del Municipio en lo referente a las relaciones contractuales del personal, de acuerdo con las políticas, planes y programas definidos por la Municipalidad, en el marco del Derecho del Trabajo y otras disposiciones legales pertinentes. Además, efectuar todas aquellas acciones que le competan en la gestión del Servicio de Bienestar para los funcionarios.

El Departamento de Recursos Humanos tiene a su cargo las siguientes funciones:

a) Proponer las políticas generales de administración de los recursos humanos, teniendo en consideración las normas estatutarias pertinentes y los principios de administración de personal.

b) Mantener actualizados la documentación y los registros con todos los antecedentes y la información referida al personal.

c) Asesorar oportunamente al personal municipal sobre todas las materias del derecho laboral y otras materias legislativas que lo afecten, manteniendo un archivo actualizado de estas disposiciones legales.

d) Ejecutar y tramitar la incorporación, promoción, retiro o destinación del personal, como también lo relativo a licencias, permisos, asignaciones familiares y todo lo relacionado a solicitudes del personal.

e) Preparar y actualizar los escalafones del personal, teniendo en consideración las normas estatutarias pertinentes y manteniendo al día los archivos correspondientes.

f) Asegurar la operatividad de los trámites administrativos relacionados con licencias médicas, accidentes del trabajo, cargas familiares, asistencia, permisos y vacaciones y otros trámites y/o certificaciones que requiera el personal.

g) Efectuar la tramitación administrativa de los sumarios e investigaciones sumarias de la Municipalidad y el registro de estos actos, velando por el cumplimiento de los plazos en estas situaciones.

h) Controlar la asistencia y los horarios de trabajo, sin perjuicio del control obligatorio que debe realizar cada Dirección.

i) Calcular, registrar y pagar las remuneraciones del personal.

j) Colaborar con el Departamento de Gestión y Desarrollo Organizacional en la aplicación de Programas de Inducción, Capacitación y Desarrollo Personal.

k) Velar  porque el personal pueda hacer efectivos sus derechos estatutarios debiendo, al efecto, informar oportunamente acerca de los mismos a  los funcionarios municipales.

l) Programar y ejecutar programas de bienestar y recreación para los trabajadores municipales y su grupo familiar, procurando mejorar la calidad de vida de las personas, en concordancia con las leyes vigentes.

m) Supervisar las dependencias de sala cuna, jardín infantil u otras que existieren, como también las unidades sanitarias y de seguridad industrial u otras de asistencia social.

n) Coordinar con la Dirección de Servicios Incorporados la administración de recursos humanos.

1. Base de datos.- Son elementos que sirven de base para resolver los problemas o para la formación del juicio. Un dato es solo un índice, una manifestación objetiva posible de ser analizada subjetivamente, es decir exige la interpretación del individuo para poder ser manejada.
- Procesamiento de Datos:-
Es la actividad que consiste en acumular, agrupar y cruzar datos para transformarlos en información, o para tener otra información (las mismas informaciones) bajo otra forma, para alcanzar alguna finalidad u objetivo.

2. El procesamiento de datos.

-----Manual: Es cuando se efectúa de una manera manual, utilizando fichas, talonarios, mapas, etc. Con o sin ayuda de maquinas de escribir, de computadoras o de cualquier otro aparato recolector de información.

----Semiautomático: Es cuando presenta características del procesamiento manual unidas a las características del proceso automático, es decir, cuando se utilizan maquinas de contabilidad en las cuales el operador introduce fichas, talonarios o información uno tras otro (lo que constituye el procesamiento manual) y, después de recibir la ficha y los datos iniciales, la maquina realiza numerosas operaciones consecutivas ya programadas, sin la intervención del operador (lo que constituye el procesamiento automático).

----Automático: Es cuando la maquina esta programada para que realice determinado conjunto de operaciones, desarrolla la secuencia sin que haya la necesidad de intervención humana entre un ciclo y los siguientes. Por lo general este ciclo es realizado por medio de las computadoras.
3. Base de datos en recursos humanos.- Es un sistema de almacenamiento y acumulación de datos debidamente clasificados y disponibles para el procesamiento y la obtención de información. (Conjunto de archivos relacionados lógicamente). La eficiencia de la información es mayor con la ayuda de la base de datos no sólo por la reducción de la memoria para archivos, sino también porque los datos lógicamente relacionados permiten la actualización y los procesamientos integrados y simultáneos. Es muy común que las bases de datos estén relacionadas entre si por un software que ejecuta las funciones de crear y actualizar archivos, recuperar y generar informes.

En recursos humanos, las bases de datos pueden obtener y almacenar datos de diferentes estratos o niveles de complejidad, a saber:

----Datos personales de cada empleado, que conforma el registro de personal.

----Datos de los ocupantes de cada cargo, que conforman un registro de cargos.

----Datos de los empleados de cada sección, departamento o división, que constituye un registro de secciones.

----Datos de los salarios e incentivos salariales, que constituye un registro de remuneración.

----Datos de los beneficios y servicios sociales, que conforman un registro de beneficios.

----Datos de candidatos (registro de candidatos), de cursos y actividades de entrenamiento (registro de entrenamiento), etc.

Este sistema obtiene datos e información de los empleados, del ambiente empresarial, del ambiente externo y del macro-ambiente experimentando un trabajo de recolección, procesamiento y utilización. Algunos se recolectan para evaluar la fuerza de trabajo, y otros se tabulan y se presentan en forma de encuesta, análisis y seguimiento para fines de caracterización. Otros se almacenan para ser recuperados después, procesarlos y utilizarlos en la descripción.

La elaboración de un sistema de información debe tener en cuenta el concepto de ciclo operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad, el cual nos permite identificar precisamente un punto de inicial y un punto final (ambos externos a la empresa) que se relacionan entre si por cadenas de eventos. Una vez especificados, se evita el riesgo de proyectar un sistema de información solo para un aparte de los flujos de información, puesto que la dimensión del proceso decisorio está perfectamente definida.

Los antiguos sistemas tradicionales de información constituyen sistemas cerrados que abarcan casi todos los flujos importantes de información dentro de una empresa, en tanto que la administración por sistemas busca establecer un conjunto programado de reglas de decisión que sean aplicadas a un gran volumen de transacciones de tipo repetitivo. Al ser estas reglas determinadas, los subordinados podrán administrarlas en sus actividades diarias, para que así la administración sea capaz de dedicar la mayor parte de sus esfuerzos al tratamiento del conjunto no programado de transacciones. La administración por sistemas se basa en la plantación e implantación de un sistema de información, el cual puede recolectar información interna o externa a la empresa, siendo esta dirigida al nivel institucional o estratégico para que sea referido a decisiones con seguimiento y control. De cualquier manera, un sistema integrado de información de recursos humanos debe agrupar una variedad de información obtenida de datos provenientes de diversas fuentes.

4. Sistemas de información en recursos humanos.- Es un conjunto de elementos independientes (subsistemas), lógicamente asociados, para que a partir de su interacción se genera la información necesaria para la toma de decisiones. Por definición, es un sistema mediante el cual los datos se obtienen, se procesan y se transforman en información de una manera esquematizada y ordenada, para que sirvan de ayuda en el proceso de la toma de decisiones. Como la ARH es una responsabilidad de línea y una función de staff, el organismo de ARH debe abastecer a todos los organismos de información importante acerca del personal que existe en cada uno de los organismos, para que los respectivos jefes administren a sus subordinados de manera adecuada.

El punto de partida para elaborarlo es la base de datos, y su objetivo final es suministrar a las jefaturas información acerca del personal. Este sistema recibe entradas (inputs) que son procesadas y transformadas en salidas (outputs) bajo la forma de informes, documentos, índices, listados medidas estadísticas de posición o de tendencia, etc. Los datos, por incluir detalles, no permiten obtener un significado más amplio, en tanto que la información obtenida a través del tratamiento, el procesamiento y la combinación de datos comporta una significación más amplia y definida, reduciendo así las condiciones de incertidumbre.

El montaje de un sistema de información de recursos humanos requiere: observación sistemática y análisis y evaluación de la empresa, o de su subsistema, y de sus respectivas necesidades de información. Un sistema de información debe identificar y agrupar todas las redes de flujos de información para que sea proyectada hacia cada grupo de decisiones. El énfasis debe hacerse en la necesidad de información y no solo en el uso de la información, como se ha hecho convencionalmente. En lo fundamental, el sistema de información es la base del proceso decisorio de la organización.

5. La planeación de un sistema de información de recursos humanos.- Un sistema de información de recursos humanos utiliza, como fuentes de datos, elementos suministrados por:

-----Base de Datos de recursos humanos.

-----Reclutamientos y selección de personal.

-----Entrenamiento y desarrollo de personal.

-----Evaluación del desempeño.

----Administración de salarios.

 ----Registros y control de personal, respecto de fallas, atrasos, disciplinas, etc.

----Estadísticas de personal.

----Higiene y seguridad.

-----Jefaturas respectivas, etc.

El sistema de información de RH debe planearse e implementarse para alcanzar determinados objetivos. El logro de estos objetivos es lo que permitirá evaluar la eficacia del sistema: hacer que los organismos de línea puedan tomar decisiones adecuadas respecto de las personas.
6. El cambio.- Transformaciones traen nuevas fuerzas y presiones hacia adentro de la organización, contingencias y coacciones, oportunidades y amenazas, alterando el equilibrio interno; y provocando conflictos. El mundo cambia a cada momento, y cada vez mas rápidamente. El cambio parece ser la única constante de nuestras vidas. Éste ocurre sin que tengamos conciencia de su rapidez ni de su magnitud. Y con el cambio todo queda diferente. Aún más, el cambio pasa a ser tan intenso que no deja ver el pasado ni proyectarlo hacia el futuro. El cambio es tan grande que hace el futuro sea cada vez más diferente del pasado y del presente, como si hubiese una discontinuidad, un desacompasimiento, un abismo entre lo que era y lo qué será.

7. - Los cambios en las organizaciones.

Para la ARH. Los cambios y las transformaciones están acelerándose gradualmente. Los cambios sociales tecnológicos, económicos, políticos, culturales, demográficos, etc.; los cambios en las sociedades, en los mercados y en las organizaciones.

Todo cambio –en transferencia, reorganizaciones, nuevos productos o servicios, nuevos mercados, nuevas tecnologías, etc.-, ya sea para mejorar o para empeorar; provoca un desplazamiento de lo antiguo y de lo usual y los sustituye por una nueva situación que así siempre es desconocida e incierta.

Con la ocurrencia de periodos de recesión económica, de intransigente competencia, e rápido desarrollo tecnológico, de cambios sociales, culturales y económicos, las empresas se sienten en un ambiente dinámico y pleno de desafío que cambia a cada instante.

Las grandes corporaciones han constituido los blancos preferidos y su capacidad competitiva ha sido gradualmente erosionada, gracias a leyes y reglamentos que tienen como objetivo las grandes empresas; los movimientos reivindicatorios las colocan como objetivos preferidos, la prenda y la fiscalización por lo general se concentran en ellas, y así sucesivamente.

Grandes corporaciones como IBM, General Motors, General Electric, están tratando de dejar de ser una única gran corporación para dividirse en organizaciones menores, mas ágiles y dinámicas. Las estructuras enormes, pesadas, caracterizadas por la increíble división del trabajo, están siendo gradualmente sustituidas por estructuras pequeñas, dinámicas y por la multifuncionalidad. Los feudos siendo sustituidos por la integración y por el espíritu de sociedad.

Las empresas –como todas las organizaciones sociales– son relativamente conservadoras y no están bien preparadas para enfrentar el cambio. Todavía esperan que ocurra el cambio para adaptarse a él. Y son muy raras las organizaciones que reactivamente y casi nunca proactivamente. Son pocas las organizaciones que planean el cambio o que se anticipan a él. Y son muy raras las organizaciones que hacen que ocurra el cambio. El comportamiento empresarial común es el de imprevisión frente al cambio.

El proceso de cambio implica necesariamente la reformulación de conceptos y valores muy divulgados en las últimas décadas y muy incorporados en la cultura de las organizaciones y de sus dirigentes.

7.2 - Los cambios en las personas.- Si las empresas no están preparadas para el cambio, tampoco lo están las personas. Todo cambio en el ámbito personal implica una modificación de las relaciones, de las responsabilidades o del comportamiento de las personas que son miembros de la empresa, requiriendo un significativo ajuste o alteración de su ambiente cotidiano de trabajo, modificación de hábitos, procedimientos y relaciones funcionales. Los cambios pueden ocurrir en los objetivos empresariales, en las relaciones de autoridad, en los métodos de trabajo y desempeño, en el ambiente de trabajo, en las relaciones interpersonales y en otros factores intra empresariales.

Aunque son agentes activos de cambio, las personas pueden sentirse víctimas de él, todo cambio exige lo siguiente:

a).-  Ajuste comporta mental: Se refieren a las alteraciones objetivas que deben hacerse por aquellos que efectúan el trabajo mediante rutinas:

1).- Físicas en la ejecución de tareas: Así, los patrones de comportamiento deben adaptarse a nuevos reglamentos, procedimientos y métodos de trabajo. Y, en consecuencia, deben alcanzarse nuevos patrones de comunicación, cooperación e interacción.

2).- El efecto psicológico del cambio debe notarse en las actitudes desarrolladas por las personas con relación al cambio en función de su habilidad para afrontar las nuevas exigencias.
Ver figuras 7.2 a y b en los anexos.

7.3 - Impacto de los cambios sobre ARH.-  El mundo está pasando por enormes y rápidas transformaciones. El medio ambiente en que las organizaciones viven y operan cambia a cada momento. Las empresas que pretenden ignorar los cambios dentro de una postura cerrada e introvertida. Corren el serio riesgo de desaparecer, las organizaciones necesitan adaptarse continuamente a los cambios ambientales para tener éxito. Estos cambios afectan de manera directa a la ARH.

Siempre afirmamos que la ARH debe ser el agente de cambio dentro de la organización. La ARH ayuda a promover o a resistir los cambios empresariales. El papel de la ARH -como responsabilidad de línea y función de staff- consiste en crear condiciones organizacionales y ambientales para el cambio puede aceptarse, asimilarse, incorporarse y dinamizarse por todos los miembros de la empresa. Para ello, la ARH necesita aprovechar las acciones directas e indirectas que efectúa sobre los miembros de la empresa para predisponerlos y prepararlos hacia el cambio empresarial. Mediante la acción directa efectuada a través de sus actividades de reclutamiento, selección, entrenamiento, consejería y orientación a las personas, la ARH está en condición de cambiar la cabeza de las personas. Mediante la acción indirecta efectuada a través de las políticas de ARH y de procedimientos y prácticas administrativas de cómo los jefes –directores, gerentes o supervisores– deben afrontar los asuntos relacionados con personas, también la ARH está en condiciones de cambiar la cabeza de los jefes y dirigentes. Ver figura 7.3 en los anexos.
8. Los conflictos.- El conflicto significa existencia de ideas, sentimientos, actitudes o interese antagónicos que pueden entrar en choque. Siempre que se hable de acuerdo, aprobación, coordinación, resolución, unidad, consentimiento, consistencia, armonía, debe recordarse que estas palabras presuponen la existencia o la inminencia de sus térmicos opuestos, como desacuerdo, desaprobación, disensión, desentendimiento, incongruencia, discordancia, inconsistencia, oposición.

9. Naturaleza de los conflictos.-  Como las personas son desiguales y también lo son las organizaciones, los conflictos son fricciones resultantes de las interacciones entre los diferentes individuos o entre los diferentes grupos, en los cuales la discusión y la competición constituyen las fuerzas intrínsecas del proceso. Todo conflicto tiene en su interior fuerzas constructivas que conducen a la innovación y al cambio, y fuerzas destructivas que llevan al desgaste y a la negociación. Inclusive, la ausencia de conflictos significa acomodación, apatía e inercia, ya que a menudo chocan. Así, desde cierto punto de vista, la existencia de conflicto significa existencia de dinamismo, de vida, de fuerzas que chocan.

El conflicto es un proceso que se inicia cuando una parte –individuo, grupo u organización– percibe que la otra parte frustra o intenta frustrar uno de sus intereses. A medida que ocurre el cambio, las situaciones se alteran y la cantidad y la calidad de los conflictos tienden a aumentar y a diversificarse. Los conflictos exigen innovación para encontrar las soluciones. De este modo, los conflictos traen consigo aspectos positivos y saludables: traen innovación y cambio organizacional.

Sin embargo, a medida que los conflictos se solucionan, sus soluciones traen, consecuentemente, nuevos y diferentes conflictos que exigirán nuevas y diferentes soluciones. De este modo, el cambio y la innovación exigen una progresiva administración de los conflictos.

10. Condiciones que predisponen el conflicto.-  Existen tres condiciones antecedentes que son inherentes a la vida empresarial y que tienden a generar conflictos.

10.1 - Diferenciación de actividades: Los grupos, al realizarse tareas diferentes y relacionarse con diferentes partes del ambiente, desarrollan modos específicos de pensar, sentir y proceder: adquieren su propio lenguaje, sus propios objetivos y sus propios intereses.

10.2 - Recursos compartidos: los recursos disponibles son limitados o escasos y se distribuyen proporcionalmente entre las diversas áreas o grupos de la organización.

10.3 - Actividades interdependientes: Los individuos o grupos de una organización dependen unos de otros para desarrollar sus actividades. La interdependencia existe en la medida en que un grupo no pueda realizar su trabajo sin que el otro realice el suyo.
Ver figura 10 en anexos.

11. Condiciones que desencadenan el conflicto.-  El conflicto se presenta como un proceso cuando ocurren dos condiciones desencadenantes:

-----Percepción de la incompatibilidad de objetivos.

-----Percepción de la oportunidad de interferencia.

Las condiciones antecedentes producen las condiciones favorables para que ocurran conflictos. Una de las partes percibe que existe una condición desencadenante (incompatibilidad de objetivos o intereses y oportunidad de interferencia de la otra parte). Y adquiere sentimientos de conflictos con relación a la otra parte: como consecuencia, surge el comportamiento de conflicto. Para alcanzar sus objetivos o sus intereses, la parte utiliza una serie de tácticas diferentes en el conflicto. 
12. La resolución.-  Es el final del episodio de conflicto. La resolución no significa que el conflicto haya sido solucionado o administrado: sólo significa que de alguna manera termino el episodio de conflicto. Por lo general, la resolución ocurre cuando una de las partes gana y la otra pierde, cuando hay negociación, cuando hay compromiso o por otros medios.

13. Resultados del conflicto.

a).- Constructivos:

----El conflicto despierta sentimientos y estimula energías.

-----El conflicto fortalece sentimientos de identidad.

-----El conflicto despierta la atención ante los problemas.

-----El conflicto pone a prueba la balanza del poder.

b).- Destructivos:

------El conflicto desencadena sentimientos de frustración, hostilidad y ansiedad.

------El conflicto aumenta la cohesión grupal.

------El conflicto desvía energías hacia sí mismo.

------El conflicto lleva a una parte a bloquear la actividad de otra.

------El conflicto se auto alimenta y perjudica las relaciones entre las partes.

14. Auditoria de recursos humanos.-  La auditoría de recursos humanos “es el análisis de las políticas y prácticas de personal de una empresa y la evaluación de su funcionamiento actual, seguida de sugerencias para mejorar”. El propósito principal de la auditoría de recursos humanos es mostrar cómo está funcionando el programa, localizando prácticas y condiciones que son perjudiciales para la empresa o que no están justificando su costo. Es un sistema de revisión y control para informar a la administración sobre la eficiencia y la eficacia del programa que se lleva a cabo.

15. Patrones de evaluación y control de recursos humanos.-  El sistema de administración de recursos humanos necesita patrones capaces de permitir una continua evaluación y un control sistemático de su funcionamiento. Patrón es un criterio o un modelo que se establece previamente para permitir la comparación con los resultados o con los objetivos alcanzados. Por medio de la comparación con el patrón pueden evaluarse los resultados obtenidos y verificar qué ajustes y correcciones deben realizarse en el sistema, con el fin de que funcione mejor.

-----Patrones de Cantidad: Son los que se expresan en números o en cantidades, como número de empleados, porcentaje de rotación de empleados, número de admisiones, índice de accidentes, etc.

-----Patrones de calidad: Son los que se relacionan con aspectos no cuantificables, como métodos de selección de empleados, resultados del entrenamiento, funcionamiento de la evaluación del desempeño, etc.

-----Patrones de tiempo: Consisten en la rapidez con se integra el personal recién admitido, la permanencia promedio del empleado en la empresa, el tiempo de procesamiento de las requisiciones de personal, etc.

 -----Patrones de costo: Son los costos, directos e indirectos, de la rotación de personal, de los accidentes en el trabajo, de los beneficios sociales, de las obligaciones sociales, de la relación costo – beneficio del entrenamiento, etc.

De modo general, los patrones permiten la evaluación y el control por medio de la comparación con:

-----Resultados: cuando la comparación entre el patrón y la variable se hace después de realizada la operación.

------Desempeño: Cuando la comparación entre el patrón y la variable se hace simultáneamente con la operación, es decir, cuando la comparación acompaña la ejecución de la operación.

La comparación es la función de verificar el grado de concordancia entre una variable y su patrón. La ARH se encarga de planear, organizar y controlar las actividades relacionadas con la vida del personal en la empresa. Parte de la ejecución de estas actividades la realizan los organismos de recursos humanos (ya sea de manera centralizada o descentralizada).

La rapidez con que esto se haga depende de una revisión y auditoria permanentes, capaces de suministrar una adecuada retroalimentación (feedback) para que los aspectos positivos puedan mejorarse, y los negativos, corregirse y ajustarse. La función de la auditoría no es solo señalar las fallas y los problemas, sino también presentar sugerencias y soluciones. En este sentido, el papel de la auditoría no es solo señalar las fallas y los problemas, sino también presentar sugerencias y soluciones. En este sentido, el papel de la auditoría de recursos humanos fundamentalmente educativo.

En muchas empresas las directrices y las prácticas de recursos humanos apenas se verifican y revisan esporádicamente cuando surge algún problema o situación inesperada.

Este método no es recomendable, pues la detección de algún problema está determinada al azar por cualquier persona dentro de la empresa y en cualquier época. Si el problema es de cantidad, calidad, tiempo o costo, sus consecuencias perduran hasta el momento en que sea detectado.

 En la actualidad, existe una tendencia marcada a sustituir estas revisiones esporádicas y aleatorias por revisiones sistemáticas, periódicas y planeadas, adecuadas a las circunstancia particulares de la empresa, con el fin de permitir un control y una retroalimentación (feedback) realmente preventivos y educativos.

16. Fuentes de información.- La auditoría de recursos humanos se basa en verificaciones, seguimiento, registros y estadísticas. En la figura 16.1 puede observarse una lista de ítems que componen la auditoría de recursos humanos.

17. Amplitud y profundidad de acción de la auditoría.-  Según Dale Yoder, la auditoría de recursos humanos puede abarcar una cobertura tan amplia como las mismas funciones de ARH y presenta una división semejante a las divisiones de los organismos de ARH, como se ve en la figura 17.

FIGURA 17 - Principales ítems de la auditoría de recursos humanos.

Funciones básicas	Registros y estadísticas
1 - Análisis y descripción de cargos	a).- Especificaciones de los cargos. b).- Cuestionarios de personal y tablas de requisitos. c).- Costos del análisis de cargos.
2 - Reclutamiento	1.- Aplicación de los cuestionarios de solicitud de empleos y check  list. 2.- Número de candidatos por: a).- Fuentes b).- Anuncios c).- Indicaciones de funcionarios d).- Medio, etc. 3.- Costos de reclutamiento por: i).- Fuentes ii).- Medios
3 - Selección y colocación	A).-  Bases para la selección (características personales). 1.- Resultados en las pruebas 2.- Check list de entrevistas 3.- Educación, entrenamiento 4.- Experiencia 5.- Referencias e indicaciones 6.- Estado civil, etc. B).- Registros de seguimiento y de desarrollo del personal. C).- Registros individuales del personal. D).- Costos de: 1.- Entrevistas 2.- Pruebas, interpretación y seguimiento
4 - Entrenamiento	a).- Número de empleados entrenados por clases de entrenamiento. b).- Grados y resultados del entrenamiento. c).- Tiempo necesario de entrenamiento. d).- Costos de entrenamiento por clases de entrenamiento.
5 - Nivel de empleados	1.- Registros de productividad. 2.- Costos del programa de registros.

FIGURA 17 - Principales ítems de la auditoría de recursos humanos.

Funciones básicas	Registros y estadísticas
7 -  Mantenimiento de la moral  y de la disciplina.	A).- Registro y evaluación general: 1.- Datos  acerca del nivel de la moral. 2.- Actos  disciplinarios, por tipo 3.- Incidentes 4.- Registros de asesoría 5.- Uso de beneficios, servicios, publicaciones, etc.                               6.- Sugerencias 7.- Registros diversos B).- Costos por tipo de actividad
8 - Salud y seguridad	A).- Registro de sanidad: 1.- Número de visitas al servicio médico 2.- Enfermedades por tipo 3.- Días perdidos por enfermedad 4.- Señalamiento de defectos físicos B).- Registros de accidentes: 1.- Frecuencia 2.- Intensidad 3.- Tipos de accidentes C).- Costos
9 - Control de personal	A).- Registro de sanidad: 1.- Total de empleados 2.- Total de  horas de trabajo B).- Registros de accidentes C).- Costos de mantenimientos y servicios de seguridad, compensaciones, etc.
10 - Administración de salarios.	A).- Datos de pagos: 1.- Niveles de salarios. 2.- Incentivos salariales. 3.- Premios, etc. B).- Valor  de los cargos C).- Costos unitarios de trabajo D).- Costos, incluidos evaluación de cargos, administración de los planes de incentivos, etc.
11 - Acuerdos colectivos	A).- Listado de los sindicalizados B).- Acuerdos interrumpidos, en arbitraje C).- Suspensión de trabajo D).- Cláusulas contractuales E).- Costo de los acuerdos colectivos.
12 - registros de investigaciones.	A.         Detallados anteriormente.

El autor hace énfasis, dentro de su experiencia típicamente norteamericana, en que las auditorías por lo general empiezan por una evaluación de las relaciones empresariales que afectan la administración del potencial humano, incluyendo el personal de línea y de staff, las calificaciones de los miembros de staff de recursos humanos y la adecuación del apoyo financiero para varios programas. A partir de ahí, se aplica una variedad de patrones y medidas, cuya escala de profundidad depende del tipo de examen que vaya a efectuarse. Se examinan los registros e informes del personal. Se analiza, compara y prepara un informe de examen que incluye casi siempre recomendaciones para cambios y alteraciones.

Por otro lado, la auditoría puede penetrar mucho más profundamente, pues ella también puede evaluar programas, políticas, filosofía y teorías. Dependiendo de la política que exista en la organización, la auditoría de RH puede enfocarse hacia cualquiera o hacia todos los siguientes aspectos de productividad:

-----Resultados: Que incluyen tanto las realizaciones como los problemas considerado efectos de la administración en curso.

-----Programas: Que incluyen las prácticas y los procedimientos detallados que lo conforman.
-----Políticas: tanto las explícitas y formalizadas como las implícitas.

------Filosofía de la administración: Sus prioridades de valores, meta y objetivos.

-----Teoría: Relaciones supuestas y explicaciones plausibles que detallan y relacionan las filosofías, las políticas, las prácticas y los problemas continuos.

La auditoría sirve como refuerzo al entrenamiento que se brinda a ciertos ejecutivos que actúan dentro del área de recursos humanos. Dejando a un lado su carácter fiscalizador, la auditoría puede desarrollar fuerte impacto educativo, pues permite relacionar la calidad de la administración de recursos humanos con los diversos indicadores de eficiencia de la empresa. La auditoría, cuando se lleva a cabo en un nivel elevado, permite observar hasta qué punto la administración tuvo éxito en la identificación personal de los empleados con los procesos de la organización y la aceptación de los objetivos organizacionales. La auditoría también puede presentar los indicadores de la calidad de liderazgo, de motivación en el trabajo, de eficiencia de la supervisión y del crecimiento continuo y el desarrollo de los empleados y de los administradores tomados individualmente. En suma, la auditoría permite verificar.

------Hasta qué punto la política de recursos humanos se basa en una teoría aceptable.
------Hasta qué punto la práctica y los procedimientos son adecuados a tal política y a tal teoría.

a).-  Indicadores de eficiencia y eficacia en cuanto se refiere a la formación de staff, entrenamiento y desarrollo, remuneración, beneficios sociales, relaciones sindicales, etc.

b).- Clarificación de objetivos y expectativas en cuanto a la ARH n términos de cantidad, calidad tiempo y costo.

c).- Empleo de recursos y resultados obtenidos.

d).- Contribución de la ARH en los objetivos y los resultados de la empresa.

Clima organizacional, desarrollo e incentivo a la creatividad del personal.

18. El agente de auditoría de recursos humanos.- Algunas empresas contratan un consultor externo que conozca las experiencias de otras empresas, el cual pasa a considerarse una autoridad en la investigación de recursos humanos. El consultor externo puede desarrollar tanto auditoría total como dedicarse de tiempo parcial a algunos aspectos de las prácticas y directrices de recursos humanos o al gerente de relaciones industriales. Otras forman comisiones y contratan al consultor externo para orientarlas. Otras, inclusive, crean un organismo específico de auditoría de RH. Yoder destaca el papel de la auditoría de recursos humanos. Para él, las diversas variaciones que se presentan simultáneamente parecen haber influido en la tendencia a la sistematización de los exámenes formales de relaciones industriales. Los más importantes cambios que alteran el escenario de auditoría de RH son:

------Cambio en las filosofías y teorías administrativas, en particular aquellas que consideran la participación y la identificación del empleado como influencias significativas y positivas en el incentivo y en el éxito de las organizaciones de trabajo.

------El cambio del papel que desempeña el gobierno y su creciente intervención con el fin de vigilar la administración del potencial humano y proteger los intereses de los empleados, aumentándoles la seguridad económica y garantizando el pleno empleo.

------La expansión de los sindicatos y la determinación bilateral de la política de empleos, con frecuentes críticas hacia la competencia administrativa en las relaciones industriales.

-----Alzas salariales frecuentes, que implican un costo más alto de la mano de obra y mayores oportunidades de desarrollar una ventaja competitiva en la administración de personal.

-----El cambio en las habilidades requeridas para algunos trabajadores técnicos y profesionales que presentan problemas administrativos más difíciles y una actitud más crítica frente a la administración.

----Aumento de gastos para las divisiones de staff de relaciones industriales, lo que implica una proporción más elevada de personal y salarios mayores para los especialistas en relaciones industriales.

-----Competencia internacional más agresiva, resultante de la ampliación del círculo de la industrialización, que destruyó el mito de la antigua ventaja que disfrutaban las empresas norteamericanas.
El agente de auditoría puede ser un especialista, un consultor externo o una comisión interna; en cualquier caso, la auditoría de RH tiene un fuerte impacto educativo sobre la organización.

19. Contabilidad de recursos humanos y balance social.-  La contabilidad tradicional se orienta predominantemente hacia el accionista de la empresa, con el fin de proporcionarle una evaluación de la marcha de los negocios y de la adecuación de su administración, desde el punto de vista financiero y contable en términos puramente contables, el ser humano parece escapar a toda evaluación cuantitativa directa e inmediata.

Sin embargo, el factor humano constituye el elemento más importante de las organizaciones. El desarrollo de las organizaciones no puede ser evaluado de manera adecuada si el factor humano no se incluye en esta evaluación. Hay que colocar al elemento humano en el centro de las preocupaciones, no sólo de la administración sino también de la contabilidad.

Desde el comienzo de la década pasada. Algunos países de Europa central se preocuparon por la contabilización de los recursos  humanos y por el balance social. Aunque lo social y lo humano no puedan contabilizarse en términos de valorización o efecto directos, los reflejos de un buen clima organizacional, por ejemplo, mejoran los resultados mediante el incremento de la productividad y favorecen la conservación del patrimonio. Las cuantificaciones de estas ganancias o de las mejoras patrimoniales no aparecen en los balances contables tradicionales. 

De este modo, surge una pregunta inicial: ¿Debe el balance social constituir un alargamiento del balance contable o deberá ser una nueva y diferente perspectiva separada de la contabilidad tradicional y de sus características intrínsecas de patrimonio? El balance social es un concepto cuya concreción formal todavía está incompleta, puesto que en el inventario de los 2 valores sociales” sólo se fiscalizan ciertos aspectos que no son más que uno de los lados del balance, es decir, aspectos del activo social. Las empresas no suelen hacer evidentes los aspectos negativos, es decir, aspectos del pasivo social. En este sentido, si no tenemos activo social y pasivo social no podremos tener balance social. El hombre y la sociedad no pueden reducirse a una simple ecuación de igualdad entre un activo y un pasivo. No obstante, en términos más restringidos, si la empresa invierte en algo llamado aspecto social, debe tener una remuneración compensatoria por esto. En otras palabras, a cada costo debe corresponder un beneficio. El balance social busca recapitular en un documento único los principales datos que permiten apreciar la situación de la empresa en el dominio social, registrar las realizaciones efectuadas y medir los cambios ocurridos durante el año en referencia y durante los años anteriores. De este modo, el balance social debe contener información acerca del empleo, la remuneración, las obligaciones sociales, las condiciones de higiene y seguridad, la productividad del personal, las perturbaciones (rotación, ausentismo, conflictos laborales), las relaciones laborales, etc. Es más, el balance social debe reflejar no sólo las relaciones entre la empresa y su personal, sino, y sobre todo, las relaciones entre la empresa y la sociedad en su conjunto, incluyendo de este modo información sobre las siguientes categorías de grupos sociales:

Los empleados: Constitución, características, remuneración, obligaciones sociales, potencial de desarrollo, ascensos, condiciones de trabajo, etc.

------Los accionistas: Constitución, características, capital de riesgo aplicado y resultado financiero.
------Los clientes y usuarios: constitución, características, nivel de producción y de ventas, etc.

-----Los proveedores de materias primas y equipos: Constitución, características, para que puedan evaluar solvencia y la rentabilidad de la empresa.

-----Las entidades locales, regionales y nacionales: Relacionadas con aspectos de ambiente, control, operación, etc., de la organización.

-----Las autoridades públicas en general.

20. Clasificación de las cuentas sociales.- Los modelos de contabilidad social consideran importante a un elemento bajo el prisma social como una cuenta analítica particular. Podemos clasificar cuatro categorías de cuentas sociales.

A).-  Las cuentas sociales reducidas a análisis en términos de costos sociales, relacionadas con los principales grupos sociales que conforman la organización, como son:

-----Personal: inversiones o gastos anuales ordinarios referentes a mejoras en las condiciones de trabajo o higiene y seguridad, así mismo en cuanto la formación del personal, gastos para mejorar la calidad de vida del personal y de su familia (restaurante, albergues, lugares vacacionales, clubes, etc.).

----Clientes o usuarios: Inversiones (investigaciones, instalaciones de control de calidad, mejoramiento del productor o del servicio) que buscan dar mayor protección al consumidor.
-----Colectividad: Gastos para reducir la polución, mejoramiento urbano, ambiente físico, obras de interés colectivo, etc.

-----Las cuentas sociales en que las acciones tienen un fin social son evaluadas de manera simultánea en términos de costos monitorizados y en términos de impactos no monitorizados. Se trata de mejorar el ítem precedente, en que el producto social que no puede expresarse financiero definido, se incluye un beneficio social que no puede expresarse en unidades monetarias, sino en mejores condiciones de trabajo, incremento de la educación o la cultura, reducción de la polución, etc.

-----Las cunetas sociales en que los costos sociales y los productos sociales se monitorizan para determinar un resultado social líquido por cada tipo de grupo social que conforma la empresa, y, por suma algebraica, un resultado global. El único ejemplo característico de esta categoría es el modelo de balance social en el que todos los bienes se expresan en dinero y en el que los principios de la “partida doble” se respetan completamente, y hay una cuenta para cada uno de los siguientes grupos:

1.- Empleados.

2.- La empresa.

3.- El público en general y la comunidad.

4.- Los accionistas.

Las cuentas sociales que buscan esencialmente mostrar cómo, en el curso del tiempo, evoluciona la parte de la riqueza creada por la empresa y cómo se distribuye entre los diversos grupos sociales. Este modelo parte de cierta idea de justicia social encubierta en una concepción política de la sociedad: procura evidenciar el hecho de que la economía liberal puede proporcionar el bienestar material de todos los grupos sociales y mostrar cómo las ganancias de la empresas nacionalizadas o de economía mixta.

En su forma más elemental, este tipo de contabilidad presenta un cuadro de repartición anual o de sobre posición del valor agregado entre los diversos grupos sociales, y considera dos periodos sucesivos para demostrar.

----Si la productividad total de la empresa mejoró de un periodo a otro y en qué proporción.
----Si ocurrió una productividad adicional, cómo se proporcionó este beneficio y cómo se distribuyó en cada uno de los grupos sociales.

Los proveedores (materia primas).

Los asalariados (personal).

Los accionistas (bienes y equipos).

Los que obtienen los bienes que produce la empresa son los clientes. El estado se beneficia de manera sistemática de las ganancias de la producción mediante los impuestos. De este modo, si hay un aumento en la productividad, la cuestión es saber quién se benefició y en qué proporción.
21. Responsabilidad social de la empresa.

El balance social evidencia el concepto de responsabilidad social de la empresa. Responsabilidad social no significa la actuación socialmente responsable de sus miembros, ni las actividades de beneficencia, sino los compromisos de la empresa para con la sociedad en general y de manera más intensa con aquellos grupos o comportamiento de la empresa de cara a las exigencias sociales, como consecuencia de sus actividades. Esto implica la evaluación y compensación de los costos sociales que la misma genera y la ampliación del campo de sus objetivos, definiendo el papel social a desarrollar para conseguir, con todo esto, la legitimidad y la responsabilidad de cara a los diversos grupos humanos que la integran e imperan en la sociedad en su conjunto. 

Los grupos humanos y las empresas interactúan de manera dinámica. Cada organización depende de su ambiente para lograr entradas y salida. La empresa tiene éxito y alcanza la eficacia cuando consigue sus objetivos y es capaz de atender las necesidades de su ambiente. Desde esta óptica, la responsabilidad social de la empresa se da en cuanto cumple las prescripciones legales y los contratos, constituyendo una respuesta de la empresa a las necesidades de la sociedad, esto es, interiorizando lo que es bueno para la sociedad y respondiendo a lo que la sociedad espera de la empresa. 

El balance social surge, pues, como un instrumento para delimitar y definir la responsabilidad social de la empresa. Por esto, la implantación del balance social presenta tres etapas:

1.- Etapa política. Es la fase de toma de conciencia por parte de la dirección de la empresa, en cuanto a la necesidad de implementar el balance social como instrumento de relaciones pública

2.- Etapa técnica: cuando surge la exigencia de un sistema de información social y se demuestra que el balance social es un instrumento válido para ello.

 3.- Etapa de integración de los objetivos sociales: cuando el proceso decisorio pasa a integrar los nuevos objetivos sociales, como reflejo de la idea de responsabilidad social en los diversos niveles de la empresa. El balance social pasa de ser mero instrumento de información – comunicación a un instrumento que se traduce en un sistema de administración.

Por consiguiente, el balance social se convierte en un sistema de información dirigida al público respecto del comportamiento socialmente responsable de la empresa. La nueva concepción de la empresa encargada de la convicción de su responsabilidad social impone un profundo cambio en cuanto a la información que se ofrece al público, interno y externo. En esencia el balance social no pretende expresar el estado de un conjunto de partidas dobles de activo y pasivo, sino un conjunto de índices e indicadores que expresan los niveles de cada una de las variables que se toman como importantes por la empresa para hacer cumplir su responsabilidad social. El balance social tiende a mostrar si la organización está o no haciendo un buen trabajo, ya sea desde el punto de vista de sus empleados, de sus accionistas, de sus clientes, del público en general y de la comunidad.

CONCLUSIÓN.- Se entiende que la gerencia de recursos humanos es el motor centra que basándose en un conocimiento integral genere las oportunas respuestas. Para llevar a efecto sus acciones, su herramienta principal es la información que se traduce en base de datos, confiable que contemple la permanente actualización y programación de la misma.

Al plantearse los cambios deberá estar apta para identificar los conflictos y el impacto de dichos cambios, con el fin de enfrentarlos y solventarlos, planteando soluciones que se ajusten a las necesidades de cambio.

El presente trabajo pretende describir las tareas y funciones de una gerencia de recursos humanos que una empresa moderna está colocada en un sitial que le confiere una responsabilidad y un compromiso social.

La gerencia de recursos humanos efectúa sus tareas y funciones en base a informaciones, siendo ésta un sistema como tal, posee objetivos entre los cuales se señalan:

a).-  Investigación del mercado de recursos humanos.

b).-  Análisis y descripción de cargos.

c).- Diseño de base de datos.

d).-  Evaluación y clasificación de cargos.

e).-  Organigramas.

A través de ellos se realiza el análisis organizacional y las técnicas operativas que deben conducir a resultados, para lo cual la veracidad de la fuente de información y la actualización de datos es de primordial importancia.

Los individuos y el ambiente estimulan los cambios que se esperan tengan éxitos y en la adaptación a ellos y la recompensa esperada, es necesaria una percepción positiva tanto de si mismo, como de los demás; una vez establecida la necesidad de efectuar cambios, éstos se hacen a través de la gerencia de recursos humanos, la cual mediante la auditoria, evaluará y determinará el grado de resistencia activa y pasiva, y conducir a acciones directas y/o indirectas basándose en políticas que entre otras contemple entrenamientos, consejerías y programas educativos para en conjunto generar un clima organizacional que optimice la relación entre jefe y empleados.

La gerencia de recursos humanos deberá en forma permanente identificar y evaluar las debilidades y problemas en forma oportuna para visualizar los conflictos y plantear alternativas y soluciones eficaces.

Se puede concluir que la productividad y estabilidad de una empresa está firmemente ligada a su gerencia de recursos humanos, ya que de esta dependen todos sus departamentos.

PUESTA EN PRÁCTICA DEL SISTEMA DE INFORMACION DE RECURSOS HUMANOS:

== Puesta en práctica del sistema de información ==

En primer lugar, el recurso humano es el material más importante de las organizaciones. Las personas que manejan el departamento de RH, son los que trabajan directamente o pueden ser consultores o asesores externos donde el objetivo es distribuir apropiadamente en el puesto de trabajo adecuado según el perfil del aspirante, el segundo paso es acoplar la cultura de la organización con los intereses de cada empleado, por medio de herramientas de evaluación, entrevistas, observaciones se mejoran las relaciones interpersonales, se detectan las necesidades de adiestramiento, se estudia constantemente los valores y la congruencia de los valores individuales y los de la organización, se proponen diariamente en un ajuste creativo estrategias para una mayor productividad, y efectividad.

 La gestión eficaz del ''capital humano'' se convierte en una operación necesaria para los profesionales de los recursos humanos.

=== Nóminas ===

El modelo de nómina automatiza la gestión del sueldo reuniendo los datos del trabajador sobre su trabajo, asistencia, calculando las deducciones e [[impuestos]], la cotización social y y generando periódicamente la orden de pago. Permite también generar datos y estadísticas para el conjunto del personal relativo a estos datos. Sistemas sofisticados pueden establecer transacciones de cuentas por pagar, de la deducción de empleado o producir cheques. El módulo de nómina envía la información al libro de contabilidad general.

=== Gestión de las prestaciones de trabajo ===

El módulo de gestión de las prestaciones de trabajo permite evaluar la información de tiempo/trabajo de cada empleado. El análisis de los datos permite una mejor distribución de trabajo. Este módulo es un ingrediente clave para establecer capacidades de contabilidad analítica de los costes de organización positivos.

=== Gestión de las prestaciones sociales ===

El módulo de gestión de las prestaciones sociales permite a los profesionales de recursos humanos administrar lo mejor posible las prestaciones sociales, obligatorias o no, como el seguro enfermedad, el de accidentes de trabajo, o los sistemas de [[Jubilación jubilaciones]] complementarios.

=== Gestión de recursos humanos ===

El módulo de gestión de recursos humanos cubre otros aspectos de los RRHH, incluye menos particularidades legales y está más enfocado a una política de gestión. El sistema registra datos de dirección, selección, formación y desarrollo, capacidades, dirección de habilidades y otras actividades relacionadas. Se administran aquí los datos personales (edad, dirección, familia...), las competencias y títulos, las formaciones seguidas, los niveles de salario, el registro de los datos del currículum vitae. y es todo

=== Indicadores de productividad ===

Para evaluar la productividad de cada empleado, es necesario cuantificar el tiempo y las actividades que generan resultados positivos dentro de la organización. Esto se vuelve muy complicado sobre todo en las empresas de servicios donde se producen bienes intangibles. En estos casos es necesario "medir" las actividades de cada uno de los empleados, separar las actividades "Productivas" (Aquellas que están directamente relacionadas con la empresa) de las "Personales" (Aquellas que no tienen relación directa con la empresa). De esta manera se puede cuantificar el costo real (horas hombre) que le toma a cada uno de ellos realizar sus labores, así como las herramientas que utilizan para alcanzar los objetivos.

El Sistema de información permite integrar estos cuatro segmentos, creando conexiones funcionales entre estas actividades en el programa informático.

Usando el Internet o el intranet corporativo como medio de comunicación y envío de ficheros, la tecnología puede reducir gastos de transacción, conduciendo a una mayor eficacia de la organización. Los trabajadores o los responsables de servicios pueden también tener un acceso parcial al sistema, que les permite por ejemplo introducir ellos mismos los datos que les concierrnen, como solicitudes de permisos y otras. Esas tareas costosas en tiempo y en dinero, como la gestión administrativa del personal, el cambio de los datos personales, la inscripción a un curso de formación o a un plan de pensiones, pueden por lo tanto ser efectuados por aquel que es la causa directa de la acción que debe realizarse. De esta forma se libera al personal directivo de tareas aburridas y repetitivas, permitiéndole concentrarse en problemas de toma de decisiones, estratégicas o políticas, que conducen a la innovación del negocio.

ARCHIVO – DOCUMENTACIÓN

La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la Real academia de lengua.

·         Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan).

·         La misma Administración reconoce estas definiciones de archivo en la Ley de Patrimonio Histórico Español. Otras disposiciones hacen referencia al archivo como aquella institución cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando las técnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para le cumplimiento de los fines anteriormente mencionados.

·         También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.

·         Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.

El material de archivo más corriente lo constituyen: Carpetas, archivadores tipo Z, guías, etc.

CLASES DE ARCHIVO.- Según el grado o frecuencia de utilización:

·         Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.

·         Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.

·         Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.

Según el lugar de emplazamiento:

·         Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.

·         Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser:

·         Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizado constantemente por este.

·         Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos.

Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre sí.

DOCUMENTACIÓN.-  Para la Real Academia Española documentar significa "probar documentos", al mismo tiempo define como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo". Este sería el Concepto general de documento. La Ley de Patrimonio Histórico Español define el documento como "toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informáticos. Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo.

Tendrán la consideración de documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Cada Administración Pública determinará reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias autenticas de documentos públicos o privados. Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean auténticas.

El documento oficial reúne, en general, las mismas características que los demás documentos aunque con algunas salvedades:

·         En ellos se establece una relación entre las personas físicas o jurídicas con la Administración Pública o de diferentes organismos públicos entre sí.

·         La mayoría de estas relaciones se realizarán a través de unos impresos ya preestablecidos o normalizados;

·         Ha de quedar constancia de la fecha de recepción del documento.

Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte material puede ser muy variado y cada vez con más frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales, gráficos, informáticos, nos centraremos en el documento escrito que sigue siendo el más utilizado y el que con más frecuencia vamos a manejar. El documento, al mismo tiempo que fuente de información, se reconoce legalmente como prueba de que un acto ha sido o no ejecutado, aunque no todos los documentos se encuentran regulados adecuadamente.

1.- SOPORTE DOCUMENTAL.-  Medios en los cuales se contiene información, según los materiales empleados.

Además de los archivos en papel existen los Archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

El término "conservación", en el ámbito de los archivos y bibliotecas, hace referencia a todas aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con el fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible. Existen dos corrientes diferentes sobre la disciplina de la Conservación. La anglosajona, que a su vez se divide en otras dos disciplinas, la denominada Preservación, que determina las medidas preventivas de permanencia y durabilidad de los documentos, y la Conservación, que determina las medidas a tomar para la restauración de los documentos deteriorados. Y la latina, en la que se contempla una única disciplina llamada Conservación, de la que forman parte la Preservación y la Restauración. La primera, también denominada Conservación Preventiva, se ocupa de la prevención del deterioro de los documentos y la segunda de la reparación y recuperación funcional de los documentos deteriorados.

Después de esta aclaración terminológica sobre los conceptos conservación, preservación y restauración, nos vamos a centrar en el papel que han desempeñado estas disciplinas en el campo de las Ciencias de la Documentación.

FUNCIONES DEL ARCHIVO.- La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación. Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.

Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. También el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.

2. El archivo físico.- Son aquellos que en forma permanente van almacenar información en el disco.

Cada archivo físico contiene únicamente un formato de registro de longitud fija. Puede tener una vía de acceso en secuencia por claves para presentar los datos en una secuencia distinta del orden en que se añadieron los registros.

Custodia y administración de archivos físicos inactivos y activos manteniendo la confidencialidad y disponibilidad de la información. El proceso consiste en la recepción, codificación, elaboración de base de datos, almacenamiento, administración y transporte los archivos físicos. Contamos con bodegas dotadas con los elementos y sistemas necesarios para cumplir con requisitos de conservación y garantizar su seguridad.

EL EDIFICIO DE ARCHIVO.- La protección y preservación del patrimonio documental, bibliográfico y hemerográfico implican, entre otros, dos grandes aspectos: su control físico y su control intelectual. Por un lado, es menester procurar las condiciones básicas que permitan la conservación de los soportes originales de la información; por otro, es preciso contar con instrumentos de consulta que permitan recuperar en forma oportuna y eficaz dicha información. Esto ocurre porque, por distintas razones, dicho patrimonio ha padecido condiciones de descuido imputables en muchos casos al escaso interés institucional en aquello que constituye nada menos que su propia memoria; más aun, la memoria colectiva de la nación. En lo que hace a la conservación propiamente dicha, el combate de los problemas habituales que se derivan de las condiciones climáticas, de la humedad, de las plagas, del deterioro natural del papel, especialmente por su fabricación con celulosa desde hace dos siglos, es una constante que, pese a sus avances, no ha encontrado soluciones definitivas.

Por ende, una preocupación común a los archivos y bibliotecas, e incluso en museos, es encontrar remedios prácticos y asequibles para asegurar la preservación de sus acervos. De lo anterior se desprende la necesidad, en el nivel nacional, de procurar el establecimiento de políticas y normas sobre conservación en las instituciones públicas y privadas dedicadas a la protección del patrimonio.

MOBILIARIO DE ARCHIVO.- Mobiliario de archivo: Mobiliario de archivo metálico, Mobiliario de archivo modular, Mobiliario de archivo modular ArchivoTec, Mobiliario de archivo Multiuso, Mobiliario de archivo plano. Carritos.- Lámparas: Lámparas de pie, Lámparas de sobremesa.- Mesas: Mesas de centro, Mesas para impresora, Mesas de oficina, Mesas para ordenador.- Postes.- Protectores de suelo.- Sillas: Sillas de conferencias, Sillas de contacto permanente, Sillas de dirección, Sillas de espera, Sillas standard, Sillas sincronizadas.- Taburetes.- Carretilla.- Cestas de almacenamiento.

·         Ubicado en un lugar donde no exista ninguno de los peligros identificados en la norma para los documentos a causa de la ubicación, el entorno, el fuego, el agua, los almacenamientos inadecuados, los robos, el vandalismo, el terrorismo.

·         Rentable y con poco coste energético, valorado para toda su vida planificada (mínima de 20 años) y, preferentemente, con espacio para ampliaciones más allá de la duración planificada.

·         Que no dependa excesivamente de equipamientos y maquinaria de alta tecnología para mantener un entorno estable y donde los equipos funcionen siempre correctamente.

·         Donde exista una estrategia global de protección contra incendios, preferentemente con un sistema de extinción automático mediante rociadores de agua o un gas homologado (en las tres bibliotecas nacionales –la británica, la escocesa y la galesa- se ha instalado rociadores de agua por su efectividad, menor coste y mayor respeto ecológico)

·         Con la zona de almacenamiento tan definida y controlada que queden minimizados todos los riesgos de incendios e inundaciones, especialmente los derivados de las salas de máquinas de los sistemas de climatización.

·         Donde cada tipo de material se almacene en el entorno más apropiado (requisitos específicos para los materiales fotográficos, sobre todo respecto a su aclimatación antes de una consulta)

3. SISTEMA DE INFORMACIÓN.

El Sistema formal es para recabar, integrar, comprar, analizar y difundir información interna y externa de la empresa en forma oportuna, eficaz y eficiente.

Elementos de un sistema de información

Un sistema de información (SI) es un conjunto organizado de elementos, estos elementos son de 4 tipos:

·         Personas.

·         Datos.

·         Actividades o técnicas de trabajo.

·         Recursos materiales en general (típicamente recursos informáticos y de comunicación, aunque no tienen por qué ser de este tipo obligatoriamente).

Todo ese conjunto de elementos interactúan entre si para procesar los datos y la información (incluyendo procesos manuales y automáticos) y distribuirla de la manera más adecuada posible en una determinada organización en función de sus objetivos. Normalmente el término es usado de manera errónea como sinónimo de sistema de información informático, estos son el campo de estudio de la tecnología de la información (IT), y aunque puedan formar parte de un sistema de información (como recurso material), por sí solos no se pueden considerar como sistemas de información, este concepto es más amplio que el de sistema de información informático. No obstante un sistema de información puede estar basado en el uso de computadoras, según la definición de Langefors[1] este tipo de sistemas son:

·         Un medio implementado tecnológicamente para grabar, almacenar y distribuir expresiones lingüísticas,

·         así como para extraer conclusiones a partir de dichas expresiones.

TIPOS DE INFORMACION:  Evolución de los sistemas de información a lo largo del tiempo

Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo, los SI pueden clasificarse en: (esta clasificación obedece a un punto de vista empresarial)

·         Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización.

·         Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en general.

·         Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.

·         Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.

·         Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.

·         Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.

Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS, en la década de los 60, y los últimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos últimos tuvieron una tímida aparición en los 70 que no cuajó, ya que la tecnología no estaba suficientemente desarrollada).

Los sistemas de información tratan el desarrollo, uso y administración de la infraestructura de la tecnología de la información en una organización. En la era post-industrial, la era de la información, el enfoque de las compañías ha cambiado de la orientación hacia el producto a la orientación hacia el conocimiento, en este sentido el mercado compite hoy en día en términos del proceso y la innovación, en lugar del producto. El énfasis ha cambiado de la calidad y cantidad de producción hacia el proceso de producción en sí mismo, y los servicios que acompañan este proceso. El mayor de los activos de una compañía hoy en día es su información, representada en su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de información, en cuyo corazón se sitúa la infraestructura de la tecnología de información. De tal manera que el sistema de información se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnología que soporta el flujo de información dentro de la organización

4. TOPOLOGÍAS DE ARCHIVOS.}

Los sistemas de archivos, estructuran la información guardada en una unidad de almacenamiento (normalmente un disco duro) de una computadora, que luego será representada ya sea textual o gráficamente utilizando un gestor de archivos. La mayoría de los sistemas operativos poseen su propio sistema de archivos. Lo habitual es utilizar dispositivos de almacenamiento de datos que permiten el acceso a los datos como una cadena de bloques de un mismo tamaño, a veces llamados sectores, usualmente de 512 bytes de longitud. El software del sistema de archivos es responsable de la organización de estos sectores en archivos y directorios y mantiene un registro de qué sectores pertenecen a qué archivos y cuáles no han sido utilizados. En la práctica, un sistema de archivos también puede ser utilizado para acceder a datos generados dinámicamente, como los recibidos a través de una conexión de red (sin la intervención de un dispositivo de almacenamiento).

4.1 EL ARCHIVO TRADICIONAL.-

Los sistemas de archivos tradicionales proveen métodos para crear, mover, renombrar y eliminar tanto archivos como directorios, pero carecen de métodos para crear, por ejemplo, enlaces adicionales a un directorio o archivo (enlace duro en Unix) o renombrar enlaces padres (".." en Unix).

·         Enlace duro.- En los ordenadores, un 'enlace duro' es una referencia, o indicador a los datos físicos sobre un sistema de archivos. En la mayoría de los sistemas de archivos todos los ficheros (archivos) son enlaces duros. El nombre asociado al archivo es simplemente una etiqueta que apunta en el sistema operativo a los datos reales. Así, se puede asociar más de un nombre a los mismos datos. Aunque se llamen de distinta forma, cualquier cambio realizado afectará a los datos reales, sin importar si la modificación se hace usando el enlace o el archivo. Los enlaces duros sólo pueden apuntar a datos que estén en el mismo sistema de archivos.

El proceso de eliminación de un enlace desvincula un nombre de los datos reales. Los datos todavía estarán accesibles mientras quede algún enlace. Cuando se elimina el último enlace duro, el espacio que ocupaban los datos se considera disponible. Existe un procedimiento de recuperación de archivos borrados, que permite la reconstrucción de un enlace a datos que ya no estén asociados con un nombre. Sin embargo este proceso no está disponible en todos los sistemas y a menudo no es seguro que funcione.

·         Contador de enlaces.-  En la mayoría de los sistemas de archivos que soporten enlaces duros, se almacena un valor entero con cada sección física de los datos. Este número entero representa el número total de los enlaces duros que apuntan a los datos. Cuando se crea un nuevo enlace, este valor aumenta en uno. Cuando se quita un enlace, el valor disminuye en uno. El mantenimiento de este valor ayuda a los usuarios a prevenir las pérdidas de datos. Es también la manera más simple para que el sistema controle el uso del disco duro, pues cuando el valor es cero indica que el espacio está libre y los valores distintos a cero indican que el espacio está en uso.

Se pueden crear enlaces extra para los mismos datos físicos. El usuario sólo necesita especificar el nombre de algún enlace duro existente; el sistema operativo se encarga de que apunte a localización física exacta de los datos. Si uno de los enlaces se quita (por ejemplo, con el comando Unix rm), los datos siguen siendo accesibles desde cualquier otro enlace existente. Si todos los enlaces se quitan y ningún proceso tiene el archivo abierto, el espacio ocupado por los datos será considerado disponible, permitiendo que sea reutilizado en el futuro para otros archivos. Este proceso permite suprimir archivos abiertos sin afectar el proceso que los utiliza -- una acción que sería imposible en un sistema de archivos con una relación 1-1 entre las entradas en la guía y los datos.

El acceso seguro a sistemas de archivos básicos puede estar basado en los esquemas de lista de control de acceso o capacidades. Las listas de control de acceso hace décadas que demostraron ser inseguras, por lo que los sistemas operativos experimentales utilizan el acceso por capacidades. Los sistemas operativos comerciales aún funcionan con listas de control de acceso.

4.2 LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS DE ARCHIVOS.}

Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone al uso del productor del documento y al usuario externo. Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la archivística los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de respeto al orden original, son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –me refiero a los principios permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el conjunto de la documentación producida o recibida por personas físicas o jurídicas, organismos e instituciones públicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias.

El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se encuentren.- Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el devenir de las organizaciones y de los individuos, de tal forma que la información contenida en los documentos este al servicio del Estado, los investigadores y los ciudadanos.

SOPORTES ELECTRÓNICOS.- La irrupción del documento electrónico utilizado por los productores documentales en las instituciones ha provocado cambios en los trabajos archivísticos como en los procesos de organización, descripcion y valoración de los documentos, no obstante, en la utilización práctica de estos, los soportes hay que tener en cuenta sus peculiaridades, características, utilización y conservación. Los principales son:

·         Disquete: Fiabilidad nula, es fácil añadir y eliminar la información. Capacidad de almacenamiento mínima de 1.5 Mb o 285 p. El tiempo de acceso a la información es lento. Se puede tener cierto control de seguridad sobre la información guardada, pero no es total. Por estas razones, el disquete es útil sólo para conservar documentos a corto plazo, pero no sirve para la conservación permanente.

·         Discos Zip: Fiabilidad media. Capacidad de almacenamiento hasta 250 Mb o 50,892 p. El tiempo de acceso es muy lento. Por ello, sirve para hacer copias de seguridad pero no para consultar. Hay cierto control de seguridad en el almacenamiento, pues se pueden introducir contraseñas.

·         Disco Duro: Fiabilidad media. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 60 Gb o 12’214,285.71 p. Tiempo de acceso muy rápido. Posibilidad de añadir y eliminar ficheros muy fácilmente, pero se puede controlar a través de contraseñas. Es el soporte ideal de cualquier tipo de fichero o documento.

·         CD-ROMs: Gran fiabilidad para la conservación de la documentación en el caso de CDs no modificables. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 650 Mb 0 132,320.5p. Es útil para conservar documentos con texto, sonidos e imágenes. Tiempo de acceso rápido. Son útiles para conservar información que no se ha de modificar y de consulta usual: instrumentos de descripción del archivo. Existen modificables, que ofrecen la posibilidad de añadir, borra y actualizar la información. Los no modificables son útiles para conservar información definitiva.

·         DVD: Gran fiabilidad. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 650 Mb o 132,320.5 p de documentos hipermediaticos. Tiempo de acceso muy rápido. Permite controlar la posibilidad de añadir, modificar y eliminar. Es útil para conservar ficheros de texto, sonidos e imágenes.

Estos soportes tecnológicos han supuesto una revolución en el mundo de los archivos, y ello por dos razones. Por una parte su generalización como soporte documental ha supuesto para los archiveros un esfuerzo por aplicar los principios de organización a estos nuevos soportes.

HARWARE Y SOFTWARTE.-  No podemos dejar de mencionar en este momento las características particulares de las computadoras y los programas existentes que permiten a los archiveros agilizar su trabajo, en cada uno de los procesos archivísticos, aplicados a los documentos y en la prestación del servicio.

·         El Ordenador Personal: La revolución tecnológica para los archivos llegó con el ordenador personal, desde su aparición han evolucionado mucho, y en poco tiempo, han ganando en capacidad, rapidez y accesibilidad, por lo que se ha convertido en herramienta de trabajo indispensable, también en los archivos. La computadora ha permitido la automatización paulatina de algunas de las tareas archivísticas, desde la elaboración de informes y estadísticas pasando por el control de préstamos y transferencias hasta la automatización de los instrumentos de descripción y la posibilidad de contar con programas informáticos para la gestión integral de los documentos. También aumentan las posibilidades de acceso y comunicación. todos los archiveros quieren contar con un equipo completo constituido por: CPU, pantalla, teclado, ratón, impresora, lector de Cd-Rom y DVD, servidor y varias terminales, modem.

·         La Digitalización: Otro recurso informático útil para la gestión documental es la digitalización, que consiste en la captura de la información y su transformación a formato digital, para que se pueda manipular desde un ordenador. Es útil sobre todo para evitar la manipulación de la documentación original, documentos históricos, en mal estado y para documentos de mucha consulta y desde diferentes puestos de trabajo. Se pueden almacenar en formato de imagen, o en formato de texto, para lo cual es necesario utilizar un programa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), es una tecnología cara y esta tarea se complementa con una indexación de los documentos.

·         La Microfilmación: Es otro de los recursos existentes en nuestro medio consiste en tomar una foto de cada uno de os documentos y conservarlos en el rollo de película, es una tecnología muy utilizada, ya que permite una serie de exigencias que el mundo de los archivos debemos tener en cuenta con la seguridad y confiabilidad de la información.

LAS REDES.- En el uso de estas nuevas tecnologías también es necesario indispensable mencionar la comunicación rápida que las redes permiten a los archiveros comunicarse con sus proveedores y con sus usuarios.

·         El Correo Electrónico: El correo electrónico ofrece la posibilidad de intercambiar información de manera rápida y eficaz, pues permite el envío de todo tipo de documentos. Es utilizado en los archivos como medio de comunicación: Entre el archivero y los usuarios internos para solicitud de documentación, coordinación entre el archivo central y los archivos de gestión, comunicación de transferencias, Entre el archivero y los usuarios externos para petición de información. Entre el archivero y los proveedores.

·         La Intranet: Es un recurso para la gestión integral de la documentación activa de una institución. Es un modelo de arquitectura de red, que usa protocolos y estándares abiertos, transparente con Internet y que dispone de un modelo de cliente universal ósea el navegador. Se aplica sobre todos los documentos que una organización va produciendo como documentos de texto, correo electrónico, hojas de cálculo, etc. y sus aplicaciones a sus bases de datos, etc.

·         Internet: La última revolución para el mundo de los archivos llega con la Word Waif Web, que multiplica hasta el infinito las posibilidades de difusión y comunicación de los archivos. Las utilidades de Internet en un archivo son amplias y variadas. Es necesario conocerlas para aprovechar todo el potencial que nos ofrece y maximizar la eficacia y rentabilidad de los servicios del archivo. Internet es, principalmente, la fuente de información más actualizada e inmediata de que disponemos actualmente. es enormemente útil para el trabajo del archivero, pero también como medio de difusión del archivo. Es el instrumento más rápido y ágil para encontrar información concreta sobre un archivo. Así mismo sirven de apoyo para un servicio más a nuestros usuarios.

4.3 OTROS TIPOS DE SISTEMAS DE ARCHIVOS.-

Sistemas de archivos de disco: Un sistema de archivo de disco está diseñado para el almacenamiento de archivos en una unidad de disco, que puede estar conectada directa o indirectamente a la computadora.

Sistemas de archivos de red: Un sistema de archivos de red es un sistema de archivos que accede a sus archivos a través de una red. Dentro de esta clasificación encontramos dos tipos de sistemas de archivos: los sistemas de archivos distribuidos (no proporcionan E/S en paralelo) y los sistemas de archivos paralelos (proporcionan una E/S de datos en paralelo).

Sistemas de archivos de propósito especial: Los sistemas de archivos de propósito especial son básicamente aquellos que no caen en ninguna de las dos clasificaciones anteriores.

5.- LA ORGANIZACION DE LOS ARCHIVOS.- La "Administración de Documentos" es una metodología para regular la producción, circulación, uso y control de los documentos y archivos institucionales y tiene como objetivo la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos de una organización a lo largo de su ciclo vital de forma eficiente. En ese sentido, uno de los mayores problemas que se presentan en el manejo de archivos es el desconocimiento de principios y técnicas para su organización y control; así por ejemplo, no existe claridad sobre lo que es un documento de archivo, por lo que cualquier documentación que se incorpora a una carpeta se considera como tal aunque no sea así. Por otra parte, los documentos que se integran a un expediente no necesariamente se organizan en forma correcta, lo cual trae como consecuencia problemas en el acceso a los documentos y, por tanto en la rendición de cuentas y en la transparencia de la gestión. Con los presentes criterios se pretenden difundir las técnicas y prácticas útiles para el manejo de los archivos, con el propósito de lograr su estandarización y facilitar, más adelante, el uso de tecnologías de la información en el control documental. Así, se incluyen temas relativos a conceptos, la definición del expediente de archivo y su diferencia con otro tipo de documentos de apoyo informativo, el registro y descripción de un expediente de archivo, así como su clasificación.

CLASIFICACION Y REGISTRO DE DOCUMENTOS.- Administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo.

Archivística: Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y la administración de documentos.- Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades.- Archivo de Concentración: Unidad responsable de la administración de documentos, cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades y que permanecen en él hasta su destino final.- Archivo de Trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.- Archivo Histórico: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.- Asunto: Contenido específico de cada una de las unidades documentales (documento de archivo, expediente), serie documental o rubro temático que permite la individualización dentro del conjunto de características homogéneas al que están integrados: tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que se trata un expediente o documento de archivo y que se genera en consecuencia de una acción administrativa.- Baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos.- Carátula: Frente del expediente donde se establecerán los elementos mínimos para describir su contenido.- Carpeta: Contenedor formado por dos tapas de papel o material flexible que sirve para integrar documentos de archivo. Se le conoce como "fólder".- Catálogo de Disposición Documental: Registro general y sistemático que establece valores documentales, plazos de conservación, vigencia documental, clasificación de reserva o confidencialidad y destino final.- Ciclo vital de los documentos: Etapas en las que se divide al documento de archivo conforme a su uso, valor y ubicación: etapa activa (uso constante por el área generadora, valores primarios, archivo de trámite, etapa semiactiva (uso esporádico por el área generadora, con valores primarios, archivo de concentración), etapa histórica (valores permanentes, uso público, archivo histórico.

DESCRIPCION Y ORDENACION DE DOCUMENTOS.- La ORDENACION es el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido.

Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera: A).- Por orden cronológico, alfabético y numérico. B).- Por grupos de documentos

La ordenación cronológica de los documentos dentro de una carpeta se establece de tal manera que el más antiguo quedará en la parte posterior o inferior, y el más reciente en la superior. Los documentos también pueden ordenarse alfabética y numéricamente. En ocasiones la complejidad del expediente aconseja conservar los documentos agrupados por conceptos en diferentes carpetas de archivo, que se integrarán en una carpeta llamada: correspondencia, facturas, informes, etc., en su interior los documentos se ordenarán por criterio cronológico. Cada carpeta ha de numerarse como si fuera un volumen.

ELECCION DEL TIPO DE ORDENACION.- Ahora bien no a todas las series documentales les conviene el mismo tipo. La elección debe hacerse teniendo en cuenta la mejor y más rápida localización de los documentos para una información más inmediata. La ordenación cronológica suele ser la de uso más frecuente, pero hay determinadas series que imponen otros tipos de ordenación. Es obvia la elección del sistema alfabético onomástico para las "Relaciones de méritos y 'servicios", para los expedientes personales; 'o la elección del sistema alfabético-geográfico si se trata de expedientes de un negociado de Forestal; o la elección del sistema alfabético de materias para expedientes de una Asesoría Jurídica.

Operaciones relacionadas con la ordenación.- Existen operaciones de tipo mecánico en íntima relación con la actividad de ordenar, precisas, pero que pueden ser realizadas muchas de ellas no desde luego por un técnico de archivos.

a).- Desdoble o despliegue.- Nos referimos en primer lugar al desdoble o despegue de documentos que se hace necesario en documentación histórica, fundamentalmente del XWI y XIX, en que fue práctica frecuente que los documentos de tamaño folio para su archivación se doblaran en tamaño cuarto. No hay duda que para una mejor conservación y sobre todo para una más fácil ordenación hay que extenderlos a su tamaño natural. No es frecuente el problema para documentación más antigua ni para los fondos actuales. Pero sí es preciso insistir en llevar a cabo esta operación en series como pueden ser las de mapas y planos, cuyo plegado puede perjudicar seriamente los dibujos.

b).- Signaturación y sellado.- Hay que huir de plasmar en los documentos cualquier anotación, pero por otra parte la conservación del documento requiere el control y existen una serie de operaciones como son la signaturación y el sellado que hay que realizar. Cada documento, en el ángulo inferior izquierdo debe llevar un sello, de impronta pequeña, del centro o depósito a que pertenezca junto a la signatura del legajo o paquete donde se ubique. Ha de utilizarse lápiz para signaturar y por supuesto evitar que sello y signatura caigan sobre parte escrita. En las piezas documentales aisladas es s610 precisa una Única signaturación y sellado en el primer folio; en las piezas cosidas también en el primer folio de dicha pieza; en los mapas y planos deben indicarse al dorso.

c).- Datación.- Insistimos en que es reprobable la indicación de cualquier escrito sobre el documento. Pero a veces es conveniente, siempre por el archivero y no por otras personas, la indicación de la data en la parte superior, desde luego a lápiz, para evitar la desordenación por un uso frecuente por parte de los investigadores. Es mucho más conveniente la utilización de carpetillas que guarden y protejan el documento y en las cuales se indiquen los datos para identificarlo no sólo por su data. En muchos archivos, sin embargo, esto acarrea una serie de problemas secundarios como son el aumento de volumen de las unidades de instalación que tropieza con el espacio restringido.

d).- Foliación y numeración.- Para hacer más estable la ordenación, hoy que el masivo manejo de algunos fondos tiende a desordenarlos, se hacen cada vez más necesarias estas dos operaciones aparentemente iguales. La tendencia a microfilmar hoy series completas determina la conveniencia sobre todo de la foliación. La numeración es el número de orden dado por unidades archivísticas, la foliación es la numeración corrida de todos los folios escritos de una unidad de instalación. El número 2 puede corresponder a un determinado expediente que tenga 30 folios, del 22 al 32.

Las cifras correspondientes a una y otra han de expresarse también a lápiz en cada documento en los ángulos superiores, reservando el izquierdo para el número de orden de la unidad y el derecho para la indicación del folio. No conviene preceder ninguna de las cifras por ningún término como pueden ser "número" o "folio". Hay una serie de recomendaciones dictadas por la experiencia que deben tenerse en consideración en la documentación histórica. No se debe numerar ni foliar una unidad de instalación aislada, estas operaciones deben iniciarse solamente cuando estén total- mente ordenadas todas las unidades de instalación que integren una serie documental completa. La aparición, frecuente, de documentos mal colocados por los primitivos organismos productores que hacen necesaria su adecuada colocación en otras unidades de instalación haría precisa con excesiva reincidencia la duplicación, no s610 de números de orden que pueden salvarse con cifras Bis, sino lo que es peor y más molesto la duplicación de los números de la foliación.

e).- Agregación.- Acabamos de aludir a un problema frecuente como es la detectación de documentos mal colocados que hay que incorporar a sus series y a sus legajos adecuados. Las incorporaciones suelen hacerse dentro de las mismas series, una carta que por su fecha corresponde al legajo anterior o posterior, sin faltar los casos que la agregación ha de hacerse de una sección a otra sección. Una carta propiedad de una huerta del Hospital del Amor de Dios, encontrada entre los fondos del Hospital del Espíritu Santo, refiriéndome a las Secciones del Archivo Histórico de la Diputación de Sevilla. La agregación es necesaria pero peligrosa. Requiere un conocimiento profundo de las series y de la d ó n. Hay que considerar en primer lugar el proceso administrativo seguido por la documentación, en segundo lugar la práctica usual de archivación mantenida por el organismo productor y en tercer lugar la tipología, antes que tomar como referencia el asunto o materia.

También como recomendación insisto en que las agregaciones no deben llevarse a cabo hasta estar totalmente terminada la organizaci6n de una sección. La agregación exige la colocación de "testigos" en el lugar ocupado por el documento sacado de una unidad de instalación para agregarlo a la que le corresponda, en el que se haga constar brevemente la descripción de la pieza y la sección y número del legajo a donde se incorpora.

INSTALACION DE DOCUMENTOS.- Para archivar las carpetas suspendidas se utilizarán distintos tipos de equipos o archivadores metálicos, que garantizarán las condiciones para la conservación de los documentos. Las carpetas se ordenarán según el código y el título de clasificación, si acarrea diversas carpetas o volúmenes se ordenarán de la más antigua a la más reciente. Físicamente se podrán añadir pestañas o guías que indiquen el código, el título de la clase, etc. En el caso de archivos que tengan un visor en la parte frontal del armario, se aprovechará para poner los códigos de clasificación de los documentos que contiene.

MANUAL DE ARCHIVO.- Los procedimientos documentados del sistema de la calidad deben formar la documentación básica utilizada para la planificación general y la gestión de las actividades que tienen impacto sobre la calidad, también deben cubrir todos los elementos aplicables de la norma del sistema de la calidad. Dichos procedimientos deben describir las responsabilidades, autoridades e interrelaciones del personal que gerencia, efectúa y verifica el trabajo que afecta a la calidad, como se deben efectuar las diferentes actividades, la documentación que se debe utilizar y los controles que se deben aplicar.

Cada procedimiento documentado debe abarcar una parte del sistema de calidad, tal como un elemento completo del sistema de calidad o una parte de este, o una secuencia de actividades interrelacionadas ligadas con más de un elemento del sistema de la calidad. El orden de desarrollo de esta jerarquía en una organización individual depende de las circunstancias de esa organización, pero usualmente comienza con el desarrollo de la política y objetivos de la calidad de la organización.

6.- EL ARCHIVO DESDE PUNTO DE VISTA LEGAL.- En la actualidad hay oportunidades reales para recurrir a servicios y procesamiento de documentos y archivos por terceros que sean estratégicos para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes y garantizar la seguridad de que sus archivos estén en buenas condiciones y en un lugar seguro ya que viéndolos desde el punto de vista legal estos documentos son nuestras herramientas para poder asegurar nuestra empresa en dado caso de complicaciones legales en un futuro. Esta transformación de un mayor valor empresarial comienza con un socio de eficacia probada que comprenda los desafíos de su compañía.

LOS ARCHIVOS EN LA EMPRESA.- ¿Papeles encima del escritorio? Cartas, folletos, documentos legales, documentos comerciales, financieros, hojas de vida, proyecciones de ventas etc.…. Eso no es nada comparado con los cientos de miles de archivos que tiene en su computador en diferentes formatos; más los ires y venires de emails que se convierten en decenas de documentos diferentes porque no depuramos, esto sin contar los CDs, DVDs. y las populares tarjetas de memoria, donde tenemos duplicados miles de estos… la pregunta es ¿quién organiza todo esto?

Desde hace unos diez años estamos hablando de gestión del conocimiento y memoria corporativa y sigue sucediendo que cuando se va un funcionario de la empresa se van con el cientos de detalles como ¿dónde está determinada información?, ¿cuál de los documentos es el válido para el proceso?.VEl día a día nos absorbe y almacenamos tantos archivos como capacidad tengamos disponible en los medios de almacenamiento, si hay archivos mal clasificados, repetidos, desactualizados o documentos basura no nos importa. Tenemos mayor cuidado cuando un documento es el soporte de otro pero si el proceso no está organizado y respaldado por un sistema informático los documentos de soporte pueden estar dispersos y los trámites demorados.

La eficacia de la empresa está en juego por nuestra informalidad en la organización, flujo y almacenamiento de los documentos claves para los procesos y para los negocios. No somos estratégicos en el cuidado de los documentos incluso de aquellos útiles para diversos proyectos o de los que son base para la toma de decisiones. Este es un llamado a la reflexión, el flujo de documentos no se detiene y crece como una gran bola de nieve, por lo tanto hay que ponerle orden al tema o tendremos un gran caos.

CUSTODIA LEGAL DE LOS DOCUMENTOS.- La custodia de documentos es un paso más en la gestión documental e implica la existencia de un tercero que se responsabiliza de archivar, con garantías técnicas y legales, los documentos de otras organizaciones. El incremento de documentación en las empresas, y la necesidad de conservar físicamente algunos originales como contratos, escrituras, pólizas etc., induce a considerar espacios alternativos a las propias oficinas con precios muchos menores, ya que el coste del metro cuadrado, sobre todo en el centro de las ciudades, supone un gasto elevado.

Para solucionar este problema existen empresas que cuenta con un servicio de custodia de alta calidad, garantizando un tiempo de entrega de la documentación requerida, entre 2 y 24 horas, según las necesidades del cliente ofrecer el servicio de custodia de información basado en el almacenamiento de documentos, tanto firmados digitalmente y/o cifrados como sin firmar y/o cifrar y garantizando que el documento custodiado mantiene a lo largo del tiempo el mismo valor legal.

VENTAJAS:

- Gracias al hábitat seguro su empresa eliminará el riesgo de extravío o robo de documentos importantes para usted. Al mismo tiempo dispondrá de una rápida reacción ante consultas de estos documentos.

- Le permitirán almacenar y administrar grandes cantidades de documentos valorados, logrando ubicar fácilmente cualquier documento requerido.

- Tendrá una completa protección a sus documentos valorados ante siniestros de la naturaleza como incendios, terremotos e inundaciones.

NORMAS TÉCNICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN, CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Las presentes normas técnicas tienen como objetivo regular la administración, custodia y conservación de los documentos y facilitar la interpretación y aplicación uniforme de las políticas archivísticas.

Norma No. 1.- Registro e inventario de la documentación.- Los documentos emitidos o recibidos deben mantenerse un inventario actualizado de la documentación que custodia el archivo.

Norma No. 2.- Clasificación y ordenación de documentos.- Los documentos deben agruparse manteniendo su integridad orgánico-funcional y deben ordenarse siempre de la misma forma, cualquiera que ésta sea. Debe existir un testimonio escrito de las normas de archivo que sigue cada dependencia de la institución, de manera que el sistema de clasificación y ordenación que se establezca pueda ser comprendido y aplicado por otras personas si así se requiere.

Norma No. 3.- Instalación y rotulación de documentos.- La ubicación de la documentación en carpetas, prensas, cajas, ampos, o cualquier otro resguardo físico, debe garantizar la integridad física y la unidad lógica de los documentos: así como facilitar su localización mediante rótulos, guías o cualquier otro tipo de señalización que contribuya con este propósito.

Norma No. 4.- Custodia de documentos.- La custodia de los documentos implica la responsabilidad de velar por su adecuada preservación. La pérdida o extravío de un documento debe ser detectada y corregida a la mayor brevedad y quedar debidamente consignada cuando sea del caso.

Norma No. 5.- Asignación de plazos de retención y transferencia.- Corresponde a los responsables de los archivos gestionar la transferencia o eliminación de los documentos en los plazos que la institución crea conveniente.

Norma No. 6.- Descripción documental.- El acceso a la documentación bajo la responsabilidad de cada dependencia de la institución debe estar garantizado mediante la elaboración de inventarios, índices, catálogos o cualquier otro tipo de guía que permita su localización en un tiempo prudencial. Norma No. 7.- Acceso a los documentos.- Corresponde al responsable de la unidad definir al encargado del archivo, los niveles, plazos y condiciones de acceso a la documentación bajo su custodia.

ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTAL:  FASE 1. ARCHIVO DE OFICINA

En esta fase han de permanecer los documentos en trámite. Si éste ha finalizado, el año o a los 2 años, por ejemplo, los documentos han de pasar ya al Archivo Central, sin esperar el plazo máximo de 5 años que establece la Ley.

TRATAMIENTO: a).-  Iniciación en el Registro General. b).- Formación de expedientes. c).- Identificación. d).-Clasificación. e).- Ordenación. f).- Descripción Básica. g).- Recuperación de la información. h).- Instalación. i).- Transferencia de acciones. i).- Divisiones de fondos de archivo.

FASE 2. ARCHIVO CENTRAL.- Recibe los documentos tramitados en las oficinas al cumplirse el plazo estipulado. La permanencia de los documentos en esta Fase ha de fijarse en función de la frecuencia de uso por el gestor: uso muy frecuente. Esto variará en cada institución dependiendo de muchos factores, pero documentos con 1,2 ó 3 años desde la finalización de su trámite, que no se usen con frecuencia, deben pasar al Archivo Intermedio, sin esperar el plazo máximo de 10 años que establece la Ley.

TRATAMIENTO: 1.- Control: Cotejo y recepción de los documentos transferidos por las oficinas. 2.-  Identificación. 3.- Análisis de la Clasificación. 4.- Ordenación. 5.- Control: Descripción básica. 6.- Posible descripción en: a).- profundidad. b).- Normalización. c).- Recuperación de la información. d).- Instalación. e).-Control de Depósitos e Instalaciones.- f).- Primer análisis y valoración de series documentales. g).- Reserva / Accesibilidad. h).- Transferencia de fracciones.

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS.- Una vez transcurrido un plazo determinado de conservación en las unidades productoras, los documentos deben transferirse al Archivo General, con carácter obligatorio y de acuerdo con las normas establecidas por esa unidad. La transferencia tiene como objeto reducir el espacio que las oficinas dedican a la conservación de los documentos y mejorar la eficacia de la gestión de los Documentos de uso poco frecuente, inclusive mientras aquéllos mantienen su valor administrativo.

Organización de los documentos para su transferencia: Los documentos objeto de transferencia deberán estar necesariamente organizados de acuerdo con los siguientes criterios:

Criterio 1: Los documentos deberán ser originales o copias únicas (minutas). Son los denominados "documentos con valor archivístico". Las copias, o documentos de apoyo informativo, quedarán en poder de la unidad durante tanto tiempo como considere de interés el Responsable de la misma, generalmente en función de la vigencia de la información que contienen.

Criterio 2: Los documentos deberán hallarse organizados físicamente en carpetas y subcarpetas normalizadas por el Archivo General, y únicamente en éstas, como única forma de garantizar la conservación de los documentos a medio y largo plazo. Las carpetas y subcarpetas contendrán la información necesaria para identificar de manera clara y directa la documentación que contienen:
1.- Unidad productora: nombre de la unidad que remite los documentos
2.- Código de clasificación: código funcional, con las subdivisiones pertinentes (específicas, nominales, uniformes).
3.- Años: indicación del período cronológico que abarca la documentación incluida en la carpeta o subcarpeta, indicando, en su caso, inicio y cierre.
 4.- Volumen: en el caso de los expedientes voluminosos, indica un orden secuencial dentro de la documentación que los integra.

Criterio 3: Las carpetas correspondientes a los documentos de mayor antigüedad se ubicarán en primer lugar.

Criterio 4: Las carpetas correspondientes a un mismo período temporal (generalmente año natural o curso académico) respetarán en su ordenación la secuencia de los códigos funcionales de la clasificación de los documentos.

Criterio 5: Una vez organizadas secuencialmente las carpetas de acuerdo con los criterios anteriores (antigüedad, códigos de clasificación) la unidad procederá a alojar la documentación en las cajas de archivo normalizadas.

Criterio 6: Las cajas resultantes se numerarán de manera secuencial, a lápiz y de forma clara y visible, para facilitar la redacción del formulario de transferencia. Ese número será la única anotación que efectúen las unidades remitentes en las cajas.

La Agencia Tributaria manifiesta que los empresarios y profesionales tienen el deber de conservar durante el plazo fijado en la Ley General Tributaria para proceder a la inspección del Ejercicio los siguientes documentos, atendiendo al tipo de procedimiento.

1.- Las facturas o documento sustitutivo que hayan emitido.

2.- Las copias y matrices de las facturas expedidas conforme al artículo 2.1 y 2 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y la copias de los documentos sustitutivos expedidos.

3.- Las facturas expedidas de acuerdo con el artículo 2.3 del citado Reglamento, así como sus justificantes contables.

4.- Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.

5.- Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación.

Por otro lado, el artículo 30 del código del comercio vigente establece una obligación para los empresarios de conservar "libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio (...) durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros".

Expurgo: operación técnica de evaluación crítica de la colección con vistas a la retirada de parte de la colección. El expurgo debe entenderse como una tarea más de la gestión de la colección que contribuye a mantener a ésta en las mejores condiciones posibles. No hay que confundir expurgo con retirada: todos los fondos son sometidos al expurgo y, como consecuencia de él, algunos de ellos serán retirados de la colección.

Razones para expurgar: 1.- Superar la limitación del espacio de almacenamiento. 2.- Mejorar la actualidad de la colección. 3.- Mejorar la accesibilidad de los fondos. 4.- Mejorar la imagen de la biblioteca: eliminando fondos deteriorados.

Otras circunstancias, ajenas en principio, pueden ser buenas excusas para plantear un expurgo: traslado de la colección a otra sede, inicio de un proceso de automatización del catálogo, etc.