TECNICO EN ADMINISTRACION GRUPO II. -.B.-
INSTRUMENTOS DE APRENDIZAJE Y EVALUACIÓN:
INSTRUMENTOS DE APRENDIZAJE Y EVALUACIÓN: EVALUACIÓN FINAL.
Competencia 4.- Produce textos con base en el uso normativo de la lengua considerando la intención y situación comunicativa.
Ejercicio Contenido 1.3. | Técnica para generar aprendizajes: CONSULTA DE INFORMACIÓN. Evidencia de aprendizaje: producto.- Tarea de clase. Resúmenes. Evidencia de desempeño: Discusión dirigida. Evidencia de Conocimiento: Ejercicio de solución. Instrumento de registro de evidencias: Reporte de práctica. Contenido a evaluar: SUBMODULO I.- GESTIONA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA. EVALUACIÓN SEGUNDO PARCIAL I.- Redactar los significados del autor y su propia conclusión de los conceptos que se indican, II.- Construir en sus hojas membretada para entrega al profesor del reporte de clase: III.- desarrolla en cada cuartilla sólo dos significados de los conceptos: teoría de los autores, y tu conclusión. MATERIAL: Hoja blanca tamaño carta con su membrete, tinta azul o negra, carpeta folder tamaño carta, broche sostenedor. |
1.- Diseñe en una cuartilla un cuadro de información de siete normas técnicas para regular la administración de los archivos?.- a).- Construir por separado en esquema indique el significado e incisos el tratamiento. Fase uno archivo de oficina.- Fase Archivo Central?.- b).- Diseñe el significado Transferencia de documentos.- Cuál es el objeto de la transferencia?.- c).- Construir en esquema sináptico las aplicaciones del criterio uno en documentos.- aplicaciones según criterio dos en documentos sus cuatro formas de información que contienen.- Criterio tres.- Criterio cuatro.- Criterio cinco.- Criterio seis. 2.- Diseñe que significado se aplica para la conservación? a).- Diseñe un cuadro de información de cinco procedimientos para conservar o depurar los documentos de archivo? b).- Construir la legislación que aplica el articulo 20 aplicable en registro de documentos? c).- Diseñe el significado aplicable a la operación técnica expurgo? d).- Diseñe en incisos cinco razones para expurgar una colección de archivos? 3.- Investigar en Internet o textos: diseñe en cuatro cuartillas los significados fases de archivo: 3.1.- Archivo de oficina.- 3.2.- Archivo central.- 3.3.- Archivo intermedio.- 3.4.- Archivo histórico? a).- Construir el significado flujo constante de documentos.- su funcionamiento? b).- Diseñe en media cuartilla el concepto archivo de oficina.- su exigencia.- Tres razones de importancia para organizar archivos? c).- Significado tratamiento archivístico.- diseñe en esquema numere las ocho principales funciones en el tratamiento archivístico).- enumere cinco ventajas de este sistema? 4.- Significado instalación archivística de documentos.- Documentación controlada con el fin de preservar archivos? a).- Diseñe en una cuartilla el concepto tratamiento en la fase del archivo central? b).- Diseñe en cuadro de información tres funciones para tratamiento de los documentos? c).- Diseñe en esquema seis tareas o procedimientos del tratamiento archivístico? d).- Diseñe en esquema cinco tareas del responsable del archivo? e).- Diseñe en esquema cinco tareas respecto a la organización de entrega de los archivos? 5.- Significado y su conclusión ordenación de archivos? a).- Diseñe un esquema con significado y conclusión de sistema de ordenación cronológica? b).- Diseñe en esquema el significado y conclusión el concepto elección del tipo de ordenación? c).- Construir en cuadro de información los conceptos: Operaciones de tipo mecánico.- Significado desdoble o despliegue.?.- d).- Construir en una cuartilla; el significado de sistema de signaturación y sellado en documentos.- concepto sistema datación en escritos.- sistema foliación y numeración en los archivos? e).- Describir la no conveniencia de no preceder cifras que pueden ser número o folio.-? Diseñe el significado agregación en documentos.- porqué la agregación es necesaria pero peligrosa? 6.- Diseñe el significado instalación de documentos para archivar en carpetas? a).- Construir el significado y conclusión del sistema manual de archivo.- Diseñe el procedimiento del sistema de calidad.- Diseñe el significado y conclusión de archivo punto de vista legal? b).- Describa en esquema: cuales son archivos en una empresa.- significado gestión del conocimiento.- para que almacenar tantos archivos en el día a día.- Significado medios de almacenamiento. ? c).- Construir en media cuartilla el significado custodia legal de documentos – Un servicio de custodia de alta calidad? d).- Diseñe en esquema tres ventajas de la custodia legal de documentos? | |
Descripción y ordenación de documentos.
La ORDENACION es el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido.
Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera:
1.- Por orden cronológico, alfabético y numérico
2.- Por grupos de documentos
La ordenación cronológica de los documentos dentro de una carpeta se establece de tal manera que el más antiguo quedará en la parte posterior o inferior, y el más reciente en la superior. Los documentos también pueden ordenarse alfabética y numéricamente.
En ocasiones la complejidad del expediente aconseja conservar los documentos agrupados por conceptos en diferentes carpetas de archivo, que se integrarán en una carpeta llamada: correspondencia, facturas, informes, etc., en su interior los documentos se ordenarán por criterio cronológico. Cada carpeta ha de numerarse como si fuera un volumen.
Elección del tipo de ordenación
Ahora bien no a todas las series documentales les conviene el mismo tipo. La elección debe hacerse teniendo en cuenta la mejor y más rápida localización de los documentos para una información más inmediata. La ordenación cronológica suele ser la de uso más frecuente, pero hay determinadas series que imponen otros tipos de ordenación. Es obvia la elección del sistema alfabético onomástico para las "Relaciones de méritos y 'servicios", para los expedientes personales; 'o la elección del sistema alfabético-geográfico si se trata de expedientes de un negociado de Forestal; o la elección del sistema alfabético de materias para expedientes de una Asesoría Jurídica.
Operaciones relacionadas con la ordenación
Existen operaciones de tipo mecánico en íntima relación con la actividad de ordenar, precisas, pero que pueden ser realizadas muchas de ellas no desde luego por un técnico de archivos.
Desdoble o despliegue.-
Nos referimos en primer lugar al desdoble o despegue de documentos que se hace necesario en documentación histórica, fundamentalmente del XWI y XIX, en que fue práctica frecuente que los documentos de tamaño folio para su archivación se doblaran en tamaño cuarto. No hay duda que para una mejor conservación y sobre todo para una más fácil ordenación hay que extenderlos a su tamaño natural. No es frecuente el problema para documentación más antigua ni para los fondos actuales. Pero sí es preciso insistir en llevar a cabo esta operación en series como pueden ser las de mapas y planos, cuyo plegado puede perjudicar seriamente los dibujos.
Signaturación y sellado.-
Hay que huir de plasmar en los documentos cualquier anotación, pero por otra parte la conservación del documento requiere el control y existen una serie de operaciones como son la signaturación y el sellado que hay que realizar. Cada documento, en el ángulo inferior izquierdo debe llevar un sello, de impronta pequeña, del centro o depósito a que pertenezca junto a la signatura del legajo o paquete donde se ubique. Ha de utilizarse lápiz para signaturar y por supuesto evitar que sello y signatura caigan sobre parte escrita.
En las piezas documentales aisladas es s610 precisa una Única signaturación y sellado en el primer folio; en las piezas cosidas también en el primer folio de dicha pieza; en los mapas y planos deben indicarse al dorso.
Datación.-
Insistimos en que es reprobable la indicación de cualquier escrito sobre el documento. Pero a veces es conveniente, siempre por el archivero y no por otras personas, la indicación de la data en la parte superior, desde luego a lápiz, para evitar la desordenación por un uso frecuente por parte de los investigadores. Es mucho más conveniente la utilización de carpetillas que guarden y protejan el documento y en las cuales se indiquen los datos para identificarlo no sólo por su data. En muchos archivos, sin embargo, esto acarrea una serie de problemas secundarios como son el aumento de volumen de las unidades de instalación que tropieza con el espacio restringido.
Foliación y numeración
Para hacer más estable la ordenación, hoy que el masivo manejo de algunos fondos tiende a desordenarlos, se hacen cada vez más necesarias estas dos operaciones aparentemente iguales. La tendencia a microfilmar hoy series completas determina la conveniencia sobre todo de la foliación. La numeración es el número de orden dado por unidades archivísticas, la foliación es la numeración corrida de todos los folios escritos de una unidad de instalación. El número 2 puede corresponder a un determinado expediente que tenga 30 folios, del 22 al 32.
Las cifras correspondientes a una y otra han de expresarse también a lápiz en cada documento en los ángulos superiores, reservando el izquierdo para el número de orden de la unidad y el derecho para la indicación del folio. No conviene preceder ninguna de las cifras por ningún término como pueden ser "número" o "folio". Hay una serie de recomendaciones dictadas por la experiencia que deben tenerse en consideración en la documentación histórica. No se debe numerar ni foliar una unidad de instalación aislada, estas operaciones deben iniciarse solamente cuando estén total- mente ordenadas todas las unidades de instalación que integren una serie documental completa. La aparición, frecuente, de documentos mal colocados por los primitivos organismos productores que hacen necesaria su adecuada colocación en otras unidades de instalación haría precisa con excesiva reincidencia la duplicación, no s610 de números de orden que pueden salvarse con cifras Bis, sino lo que es peor y más molesto la duplicación de los números de la foliación.
Agregación.-
Acabamos de aludir a un problema frecuente como es la detectación de documentos mal colocados que hay que incorporar a sus series y a sus legajos adecuados. Las incorporaciones suelen hacerse dentro de las mismas series, una carta que por su fecha corresponde al legajo anterior o posterior, sin faltar los casos que la agregación ha de hacerse de una sección a otra sección. Una carta propiedad de una huerta del Hospital del Amor de Dios, encontrada entre los fondos del Hospital del Espíritu Santo, refiriéndome a las Secciones del Archivo Histórico de la Diputación de Sevilla. La agregación es necesaria pero peligrosa. Requiere un conocimiento profundo de las series y de la d ó n. Hay que considerar en primer lugar el proceso administrativo seguido por la documentación, en segundo lugar la práctica usual de archivación mantenida por el organismo productor y en tercer lugar la tipología, antes que tomar como referencia el asunto o materia.
También como recomendación insisto en que las agregaciones no deben llevarse a cabo hasta estar totalmente terminada la organizaci6n de una sección. La agregación exige la colocación de "testigos" en el lugar ocupado por el documento sacado de una unidad de instalación para agregarlo a la que le corresponda, en el que se haga constar brevemente la descripción de la pieza y la sección y número del legajo a donde se incorpora.
Instalación de documentos.-
Para archivar las carpetas suspendidas se utilizarán distintos tipos de equipos o archivadores metálicos, que garantizarán las condiciones para la conservación de los documentos.
Las carpetas se ordenarán según el código y el título de clasificación, si acarrea diversas carpetas o volúmenes se ordenarán de la más antigua a la más reciente. Físicamente se podrán añadir pestañas o guías que indiquen el código, el título de la clase, etc.
En el caso de archivos que tengan un visor en la parte frontal del armario, se aprovechará para poner los códigos de clasificación de los documentos que contiene.
Manual de archivo.-
Los procedimientos documentados del sistema de la calidad deben formar la documentación básica utilizada para la planificación general y la gestión de las actividades que tienen impacto sobre la calidad, también deben cubrir todos los elementos aplicables de la norma del sistema de la calidad. Dichos procedimientos deben describir las responsabilidades, autoridades e interrelaciones del personal que gerencia, efectúa y verifica el trabajo que afecta a la calidad, como se deben efectuar las diferentes actividades, la documentación que se debe utilizar y los controles que se deben aplicar.
Cada procedimiento documentado debe abarcar una parte del sistema de calidad, tal como un elemento completo del sistema de calidad o una parte de este, o una secuencia de actividades interrelacionadas ligadas con más de un elemento del sistema de la calidad.
El orden de desarrollo de esta jerarquía en una organización individual depende de las circunstancias de esa organización, pero usualmente comienza con el desarrollo de la política y objetivos de la calidad de la organización.
En la actualidad hay oportunidades reales para recurrir a servicios y procesamiento de documentos y archivos por terceros que sean estratégicos para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes y garantizar la seguridad de que sus archivos estén en buenas condiciones y en un lugar seguro ya que viéndolos desde el punto de vista legal estos documentos son nuestras herramientas para poder asegurar nuestra empresa en dado caso de complicaciones legales en un futuro. Esta transformación de un mayor valor empresarial comienza con un socio de eficacia probada que comprenda los desafíos de su compañía.
Los archivos en la empresa.-
¿Papeles encima del escritorio? Cartas, folletos, documentos legales, documentos comerciales, financieros, hojas de vida, proyecciones de ventas etc.….
Eso no es nada comparado con los cientos de miles de archivos que tiene en su computador en diferentes formatos; más los ires y venires de emails que se convierten en decenas de documentos diferentes porque no depuramos, esto sin contar los CDs, DVDs. y las populares tarjetas de memoria, donde tenemos duplicados miles de estos… la pregunta es ¿quién organiza todo esto?
Desde hace unos diez años estamos hablando de gestión del conocimiento y memoria corporativa y sigue sucediendo que cuando se va un funcionario de la empresa se van con el cientos de detalles como ¿dónde está determinada información?, ¿cuál de los documentos es el válido para el proceso?
El día a día nos absorbe y almacenamos tantos archivos como capacidad tengamos disponible en los medios de almacenamiento, si hay archivos mal clasificados, repetidos, desactualizados o documentos basura no nos importa. Tenemos mayor cuidado cuando un documento es el soporte de otro pero si el proceso no está organizado y respaldado por un sistema informático los documentos de soporte pueden estar dispersos y los trámites demorados.
La eficacia de la empresa está en juego por nuestra informalidad en la organización, flujo y almacenamiento de los documentos claves para los procesos y para los negocios. No somos estratégicos en el cuidado de los documentos incluso de aquellos útiles para diversos proyectos o de los que son base para la toma de decisiones. Este es un llamado a la reflexión, el flujo de documentos no se detiene y crece como una gran bola de nieve, por lo tanto hay que ponerle orden al tema o tendremos un gran caos.
Custodia legal de documentos.-
La custodia de documentos es un paso más en la gestión documental e implica la existencia de un tercero que se responsabiliza de archivar, con garantías técnicas y legales, los documentos de otras organizaciones.
El incremento de documentación en las empresas, y la necesidad de conservar físicamente algunos originales como contratos, escrituras, pólizas etc., induce a considerar espacios alternativos a las propias oficinas con precios muchos menores, ya que el coste del metro cuadrado, sobre todo en el centro de las ciudades, supone un gasto elevado.
Para solucionar este problema existen empresas que cuenta con un servicio de custodia de alta calidad, garantizando un tiempo de entrega de la documentación requerida, entre 2 y 24 horas, según las necesidades del cliente ofrecer el servicio de custodia de información basado en el almacenamiento de documentos, tanto firmados digitalmente y/o cifrados como sin firmar y/o cifrar y garantizando que el documento custodiado mantiene a lo largo del tiempo el mismo valor legal.
Ventajas:
1.- Gracias al hábitat seguro su empresa eliminará el riesgo de extravío o robo de documentos importantes para usted. Al mismo tiempo dispondrá de una rápida reacción ante consultas de estos documentos.
2.- Le permitirán almacenar y administrar grandes cantidades de documentos valorados, logrando ubicar fácilmente cualquier documento requerido.
3.- Tendrá una completa protección a sus documentos valorados ante siniestros de la naturaleza como incendios, terremotos e inundaciones.
