TÉCNICO EN ADMINISTRACIÓN.- GRUPO. 2DO. -.B.-
CENTRO DE ESTUDIOS TECNOLOGICOS DEL MAR, NUM. 11. ENSENADA, B. C.
GUÍA DE APRENDIZAJE. DOCUMENTO DE TRABAJO DEL ESTUDIANTE.
EVALUACIÓN FINAL.- GRUPO 2DO. "B"
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FECHA DE APLICACIÓN | CALIFICACIÓN | ||||
EVALUACIÓN FINAL EXAMEN DE CONOCIMIENTOS: MAYO – JUNIO DEL 2011.
MODULO I.- ELABORA Y GESTIONA LA INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN.
SUBMODULO I I.- GESTIONA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA.
RESULTADO DE APRENDIZAJE DEL MODULO:
Identifica los elementos y estructura de los diferentes documentos utilizados en el departamento de recursos humanos aplicando los elementos de redacción, clasificación, control y resguardo de la documentación.
OCUPACIÓN: AUXILIAR DE INFORMACIÓN INTERNA Y EXTERNA.
COMPETENCIAS / CONTENIDOS A DESARROLLAR: DISCIPLINARES BÁSICAS SUGERIDAS:
C 1.- Identifica, ordena e interpreta las ideas, datos, conceptos explícitos e implícitos en un texto, considerando el contenido en el que se generó y en el que se recibe.
C 4.- Produce textos con base en el uso normativo de la lengua considerando la intención y situación comunicativa.
COMPETENCIAS / CONTENIDOS A DESARROLLAR: GENERICAS SUGERIDAS:
C 5.1.- Sigue instrucciones y procedimientos de manera reflexiva, comprendiendo como cada uno de sus pasos contribuye al alcance de un objetivo.
CC 5.2.- Ordena información de acuerdo a categorías, jerarquías y relaciones.
COMPETENCIAS / CONTENIDOS A DESARROLLAR: COMP. PROFESIONALES:
5.- Reconoce la importancia del resguardo de la documentación en la organización.
6.- Aplica el proceso para guardar los expedientes en el mueble de archivo.
7.- Clasifica documentación interna y externa para integrar el expediente.
8.- Organiza la documentación conforme al sistema ordenador.
9.- Realiza registro de préstamos y nuevos expedientes, determinando cuantos y cuales se tienen en existencia.
10.- Depura los archivos electrónicos y manuales inactivos.
INSTRUMENTOS DE APRENDIZAJE Y EVALUACIÓN:
INSTRUMENTOS DE APRENDIZAJE Y EVALUACIÓN: EVALUACIÓN FINAL.
Competencia 4.- Produce textos con base en el uso normativo de la lengua considerando la intención y situación comunicativa.
Ejercicio Contenido 1.3. | Técnica para generar aprendizajes: CONSULTA DE INFORMACIÓN. Evidencia de aprendizaje: producto.- Tarea de clase. Resúmenes. Evidencia de desempeño: Discusión dirigida. Evidencia de Conocimiento: Ejercicio de solución. Instrumento de registro de evidencias: Reporte de práctica. Contenido a evaluar: SUBMODULO I.- GESTIONA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA. EVALUACIÓN SEGUNDO PARCIAL I.- Redactar los significados del autor y su propia conclusión de los conceptos que se indican, II.- Construir en sus hojas membretada para entrega al profesor del reporte de clase: III.- desarrolla en cada cuartilla sólo dos significados de los conceptos: teoría de los autores, y tu conclusión. MATERIAL: Hoja blanca tamaño carta con su membrete, tinta azul o negra, carpeta folder tamaño carta, broche sostenedor. |
1.- Diseñe en una cuartilla un cuadro de información de siete normas técnicas para regular la administración de los archivos? a).- Construir por separado en esquema indique el significado e incisos el tratamiento. Fase uno archivo de oficina.- Fase Archivo Central? b).- Diseñe el significado Transferencia de documentos.- Cuál es el objeto de la transferencia? c).- Construir en esquema sináptico las aplicaciones del criterio uno en documentos.- aplicaciones según criterio dos en documentos sus cuatro formas de información que contienen.- Criterio tres.- Criterio cuatro.- Criterio cinco.- Criterio seis. 2.- Diseñe que significado se aplica para la conservación? a).- Diseñe un cuadro de información de cinco procedimientos para conservar o depurar los documentos de archivo? b).- Construir la legislación que aplica el articulo 20 aplicable en registro de documentos? c).- Diseñe el significado aplicable a la operación técnica expurgo? d).- Diseñe en incisos cinco razones para expurgar una colección de archivos? 3.- Investigar en Internet o textos: diseñe en cuatro cuartillas los significados fases de archivo: 3.1.- Archivo de oficina.- 3.2.- Archivo central.- 3.3.- Archivo intermedio.- 3.4.- Archivo histórico.? a).- Construir el significado flujo constante de documentos.- su funcionamiento? b).- Diseñe en media cuartilla el concepto archivo de oficina.- su exigencia.- Tres razones de importancia para organizar archivos? c).- Significado tratamiento archivístico.- diseñe en esquema numere las ocho principales funciones en el tratamiento archivístico? d).- enumere cinco ventajas de este sistema? 4.- Significado instalación archivística de documentos.- Documentación controlada con el fin de preservar archivos? a).- Diseñe en una cuartilla el concepto tratamiento en la fase del archivo central? b).- Diseñe en cuadro de información tres funciones para tratamiento de los documentos? c).- Diseñe en esquema seis tareas o procedimientos del tratamiento archivístico? d).- Diseñe en esquema cinco tareas del responsable del archivo? e).- Diseñe en esquema cinco tareas respecto a la organización de entrega de los archivos? | |
NORMAS TÉCNICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN, CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Las presentes normas técnicas tienen como objetivo regular la administración, custodia y conservación de los documentos y facilitar la interpretación y aplicación uniforme de las políticas archivísticas.
Norma No. 1.- Registro e inventario de la documentación.- Los documentos emitidos o recibidos deben mantenerse un inventario actualizado de la documentación que custodia el archivo.
Norma No. 2.- Clasificación y ordenación de documentos.- Los documentos deben agruparse manteniendo su integridad orgánico-funcional y deben ordenarse siempre de la misma forma, cualquiera que ésta sea. Debe existir un testimonio escrito de las normas de archivo que sigue cada dependencia de la institución, de manera que el sistema de clasificación y ordenación que se establezca pueda ser comprendido y aplicado por otras personas si así se requiere.
Norma No. 3.- Instalación y rotulación de documentos.- La ubicación de la documentación en carpetas, prensas, cajas, ampos, o cualquier otro resguardo físico, debe garantizar la integridad física y la unidad lógica de los documentos: así como facilitar su localización mediante rótulos, guías o cualquier otro tipo de señalización que contribuya con este propósito.
Norma No. 4.- Custodia de documentos.- La custodia de los documentos implica la responsabilidad de velar por su adecuada preservación. La pérdida o extravío de un documento debe ser detectada y corregida a la mayor brevedad y quedar debidamente consignada cuando sea del caso.
Norma No. 5.- Asignación de plazos de retención y transferencia.- Corresponde a los responsables de los archivos gestionar la transferencia o eliminación de los documentos en los plazos que la institución crea conveniente.
Norma No. 6.- Descripción documental.- El acceso a la documentación bajo la responsabilidad de cada dependencia de la institución debe estar garantizado mediante la elaboración de inventarios, índices, catálogos o cualquier otro tipo de guía que permita su localización en un tiempo prudencial. Norma No. 7.- Acceso a los documentos.- Corresponde al responsable de la unidad definir al encargado del archivo, los niveles, plazos y condiciones de acceso a la documentación bajo su custodia.
7.1. Fases y tratamiento del documento
FASE 1. ARCHIVO DE OFICINA
En esta fase han de permanecer los documentos en trámite. Si éste ha finalizado, el año o a los 2 años, por ejemplo, los documentos han de pasar ya al Archivo Central, sin esperar el plazo máximo de 5 años que establece la Ley.
TRATAMIENTO:
· Iniciación en el Registro General
· Formación de expedientes
· Identificación
· Clasificación
· Ordenación
· Descripción Básica
· Recuperación de la información
· Instalación
· Transferencia de acciones
· Divisiones de fondos de archivo
FASE 2. ARCHIVO CENTRAL.
Recibe los documentos tramitados en las oficinas al cumplirse el plazo estipulado. La permanencia de los documentos en esta Fase ha de fijarse en función de la frecuencia de uso por el gestor: uso muy frecuente. Esto variará en cada institución dependiendo de muchos factores, pero documentos con 1,2 ó 3 años desde la finalización de su trámite, que no se usen con frecuencia, deben pasar al Archivo Intermedio, sin esperar el plazo máximo de 10 años que establece la Ley.
TRATAMIENTO:
· Control: Cotejo y recepción de los documentos transferidos por las oficinas.
· Identificación
· Análisis de la Clasificación
· Ordenación
· Control: Descripción básica
· Posible descripción en
· profundidad
· Normalización
· Recuperación de la información
· Instalación
· Control de Depósitos e Instalaciones
· Primer análisis y valoración de series documentales
· Reserva / Accesibilidad
· Transferencia de fracciones
7.2. Las transferencias de documentos.
Una vez transcurrido un plazo determinado de conservación en las unidades productoras, los documentos deben transferirse al Archivo General, con carácter obligatorio y de acuerdo con las normas establecidas por esa unidad.
La transferencia tiene como objeto reducir el espacio que las oficinas dedican a la conservación de los documentos y mejorar la eficacia de la gestión de los
Documentos de uso poco frecuente, inclusive mientras aquéllos mantienen su valor administrativo.
Organización de los documentos para su transferencia.-
Los documentos objeto de transferencia deberán estar necesariamente organizados de acuerdo con los siguientes criterios:
Criterio 1:
Los documentos deberán ser originales o copias únicas (minutas). Son los denominados "documentos con valor archivístico". Las copias, o documentos de apoyo informativo, quedarán en poder de la unidad durante tanto tiempo como considere de interés el Responsable de la misma, generalmente en función de la vigencia de la información que contienen.
Criterio 2:
Los documentos deberán hallarse organizados físicamente en carpetas y subcarpetas normalizadas por el Archivo General, y únicamente en éstas, como única forma de garantizar la conservación de los documentos a medio y largo plazo. Las carpetas y subcarpetas contendrán la información necesaria para identificar de manera clara y directa la documentación que contienen:
· 1.- Unidad productora: nombre de la unidad que remite los
· documentos.
· 2.- Código de clasificación: código funcional, con las
· subdivisiones pertinentes (específicas, nominales, uniformes).
· 3.- Años: indicación del período cronológico que abarca la
· documentación incluida en la carpeta o subcarpeta, indicando,
· en su caso, inicio y cierre.
· 4.- Volumen: en el caso de los expedientes voluminosos, indica
· un orden secuencial dentro de la documentación que los integra.
Criterio 3:Las carpetas correspondientes a los documentos de mayor antigüedad se ubicarán en primer lugar.
Criterio 4:Las carpetas correspondientes a un mismo período temporal (generalmente año natural o curso académico) respetarán en su ordenación la secuencia de los códigos funcionales de la clasificación de los documentos.
Criterio 5:
Una vez organizadas secuencialmente las carpetas de acuerdo con los criterios anteriores (antigüedad, códigos de clasificación) la unidad procederá a alojar la documentación en las cajas de archivo normalizadas.
Criterio 6:
Las cajas resultantes se numerarán de manera secuencial, a lápiz y de forma clara y visible, para facilitar la redacción del formulario de transferencia. Ese número será la única anotación que efectúen las unidades remitentes en las cajas.
7.3. La conservación y el expurgo
La Agencia Tributaria manifiesta que los empresarios y profesionales tienen el deber de conservar durante el plazo fijado en la Ley General Tributaria para proceder a la inspección del Ejercicio los siguientes documentos, atendiendo al tipo de procedimiento.
· Las facturas o documento sustitutivo que hayan emitido
· Las copias y matrices de las facturas expedidas conforme al artículo 2.1 y 2 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y la copias de los documentos sustitutivos expedidos
· Las facturas expedidas de acuerdo con el artículo 2.3 del citado Reglamento, así como sus justificantes contables
· Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación
· Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación
Por otro lado, el artículo 30 del código del comercio vigente establece una obligación para los empresarios de conservar "libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio (...) durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros".
Expurgo: operación técnica de evaluación crítica de la colección con vistas a la retirada de parte de la colección. El expurgo debe entenderse como una tarea más de la gestión de la colección que contribuye a mantener a ésta en las mejores condiciones posibles. No hay que confundir expurgo con retirada: todos los fondos son sometidos al expurgo y, como consecuencia de él, algunos de ellos serán retirados de la colección.
Razones para expurgar:
· Superar la limitación del espacio de almacenamiento
· Mejorar la actualidad de la colección
· Mejorar la accesibilidad de los fondos
· Mejorar la imagen de la biblioteca: eliminando fondos deteriorados
Otras circunstancias, ajenas en principio, pueden ser buenas excusas para plantear un expurgo: traslado de la colección a otra sede, inicio de un proceso de automatización del catálogo, etc.
TRATAMIENTO ARCHIVISTICO DE LOS DOCUMENTOS:
Las fases de archivo por las que pasan los documentos generados por un organismo o institución constituyen un bloque unitario desde que nacen en la oficina hasta que, al final, ingresan en un archivo histórico.
Las fases son cuatro:
· Archivo de oficina
· Archivo central
· Archivo intermedio
· Archivo histórico
Estas cuatro fases forman parte de un mismo proceso archivístico y, en cada una de ellas varían el valor de los documentos, el tratamiento que reciben y el servicio que prestan.
El flujo constante de documentos entre una y otra fases constituye un sistema archivístico. Los plazos de transferencia deben respetarse dentro de lo posible con el fin de evitar la aglomeración de documentos en las oficinas, a las que hay que descargar de aquellos que no son de uso frecuente por parte del gestor.
El funcionamiento de las dos primeras fases, Oficina y Central, influye en las otras dos de manera decisiva, ya que si los documentos están correctamente creados, clasificados y transferidos desde las oficinas, el trabajo de los archiveros en el resto de las fases de archivo se podrás dedicar más al análisis y valoración de series, al expurgo –en su caso- y a la conservación de los documentos.
El archivo de oficina está formado por aquellos documentos que se están tramitando o bien que son de uso frecuente por parte de los gestores de la documentación.
Dichos documentos poseen plena vigencia jurídica y administrativa y su permanencia en las diversas unidades administrativas no debe superar los cinco años desde su tramitación, salvo excepciones. Los documentos de esta fase sirven para dar testimonio, ofrecer información y, además, poseen un valor histórico potencial.
El archivo de oficina responde a la exigencia de encontrar la información que se busca en un plazo de tiempo oportuno, para lo cual es necesario conocer con precisión los documentos que se poseen, algo imposible si lo que se tiene no está organizado de manera apropiada.
1.- En primer lugar, en cada puesto de trabajo sólo deberían estar presentes los expedientes de tramitación, individualizados por medio de carpetillas que, a su vez pueden guardarse en un sistema de carpetas o en estanterías.
2.- Tratar adecuadamente el archivo de oficina requiere el empleo de técnicas en función del volumen tratado: se trata de todo un servicio, departamento o división administrativa.
3.- Para empezar es importante realizar un esquema lógico y ordenado de los diferentes elementos que componen el servicio, considerando siempre las actividades propias del mismo, es decir, las tareas realizadas cotidianamente.
El tratamiento archivístico consiste en un conjunto de operaciones y tareas que se aplican a los documentos en cada una de sus edades y que tiene por objeto su conservación, su organización y hacerlos rápidamente accesibles y útiles.
Las principales funciones en el tratamiento archivístico son:
· Identificación, que conduce al conocimiento del órgano y las unidades administrativas que han producido los documentos, además de los tipos documentales producidos.
· Clasificación, mediante la cual los documentos producidos y recibidos por una determinada unidad administrativa se separan, formando conjuntos orgánicos de documentos correspondientes a las actividades desarrolladas por esa oficina.
· Ordenación, que consiste en colocar los documentos dentro de sus series y de su fondo de acuerdo a un orden convenido. Los tipos de ordenación son: la cronológica, la alfabética y la numérica.
· Descripción, donde se reflejan los resultados de las operaciones anteriores en los instrumentos de control e información. Conviene realizar la descripción mediante inventario, que consiste en describir la documentación mediante ciertos elementos, con la finalidad de conocer su contenido y su localización física. Los elementos que forman parte de la ficha son:
· Las fechas límite del expediente (año de su inicio y año de su finalización)
· Una entrada descriptiva breve y concisa, que sirva para conocer el contenido de cada expediente
· Los dígitos correspondientes al cuadro de clasificación y denominación de la serie.
· La signatura del archivo, es decir, el número de la caja donde se archiva el documento y el número de dicho documento dentro de la caja.
Este sistema posee considerables ventajas, como la rapidez de búsqueda de documentos, que están colocados en un orden lógico y la reducción al mínimo de las posibilidades de error cuando se busca y se devuelve un expediente a su lugar correspondiente.
Instalación.- que consiste en colocar físicamente los documentos en el lugar donde deben conservarse. El archivo de oficina posee una utilidad inmediata para la acción administrativa por lo que el acceso a la documentación debería ser especialmente ágil.
Al mismo tiempo, dicho documentación debe estar controlada para evitar que con el movimiento de sus fondos, estos puedan extraviarse o separarse, con el fin de conseguirlo, el encargado del archivo de cada oficina debe registrar el movimiento de dichos fondos, dejando constancia del expediente prestado u consultado, el nombre de la persona interesada, su firma, y las fechas de préstamo y devolución. Con el fin de preservar la integridad de documentos valiosos o bien de aquellos consultados de manera habitual es recomendable librar una fotocopia de los mismos.
El archivo central recibe la totalidad de los expedientes en los que se haya dictado actos administrativos de resolución que afecten de alguna manera a los derechos e intereses de la Administración o de los ciudadanos, cuando dichos actos se han convertido en firmes y se han practicado por parte de la Administración aquellas actuaciones que habrán conducido a la total ejecución de sus pronunciamientos.
1.- Los documentos de esta fase de archivo deben ser tratados por el archivero, son objeto de consulta frecuente por parte de los gestores de la documentación y, de manera puntual -directa o indirectamente- por el ciudadano.
2.- Los documentos en esta fase de archivo poseen vigencia jurídica y administrativa y deben permanecer en esta fase hasta un máximo de diez años a partir de su ingreso, salvo excepciones razonadas.
3.- Además de las funciones propias de cada fase de archivo, en los archivos centrales se realiza la asistencia técnica a los archivos de oficina para su organización y servicio. Al mismo tiempo, desde el archivo central se ayuda a las oficinas a preparar las transferencias en los plazos estipulados y se realizaron su colaboración el análisis de la producción documental, la identificación de las series documentales, el establecimiento de los diversos valores de los documentos y un primer avance de su posible valor histórico.
El tratamiento archivístico en esta fase de archivo consta de diversas operaciones, tareas y procedimientos:
· Identificación, que procede básicamente de las Relaciones de Entrega, donde constan el órgano productor, con sus unidades, la función y el tipo documental. Esta identificación básica se completa con un estudio exhaustivo posterior.
· Clasificación, en series documentales, que es como se han recibido las transferencias de las oficinas.
· Ordenación, que viene dada por las oficinas.
· Descripción, reflejada a través de diversos instrumentos de control y de información.
· Instalación, tarea en la que los documentos se colocan en cajas de cartón y se instalan en depósitos.
· Valoración de las Series Documentales, procedimiento esencial que consiste en establecer en cada una de ellas los valores que poseen sus documentos en función de los efectos que causan, de la información que contienen o de la importancia como fuente primaria para la historia o la ciencia y en el establecimiento de la prescripción de sus valores.
El responsable del archivo central debe recabar de las diversas oficinas una serie de informaciones, necesarias para el análisis de cada serie documental:
· identificar las competencias y normas de procedimiento que se aplican a cada tipo documental
· información sobre el trámite, que permitirá saber qué organismos intervienen en el mismo, con el fin de saber si se conservan duplicados en otras oficinas
· información para el conocimiento de los valores de la serie documental y su período de prescripción
· información sobre la frecuencia de consulta en la oficina, lo que determina el período de permanencia en cada fase
· información sobre la reproducción del contenido de los documentos en otros documentos o en instrumentos de control.
Respecto a la organización de un archivo central, además de las Relaciones de entrega u Hojas de remisión hay que elaborar:
· Los Registros de entrada, uno para libros y otro para cajas
· Un Inventario General, en fichas, según el cuadro de clasificación establecido
· Un Índice General, que recoge por orden alfabético los nombres de personas, lugares o materias, además de las signaturas y los dígitos de clasificación.
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