lunes, 14 de marzo de 2011

GUÍA DE CLASE.- GESTIONAR DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA. GRUPO 2DO. B.-

MAESTRO LEONARDO MARTÍNEZ CARRILLO
INSTRUMENTOS DE APRENDIZAJE Y EVALUACIÓN
CENTRO DE ESTUDIOS TECNOLOGICOS DEL MAR, NUM. 11. ENSENADA, B. C.
ACADEMIA ECONOMICO ADMINISTRATIVO
GUÍA DE APRENDIZAJE. DOCUMENTO DE TRABAJO DEL ESTUDIANTE.
EVALUACIÓN SEGUNDO PARCIAL.
PLANTEL:

GRUPO:

NOMBRE DEL ALUMNO(A):

NOMBRE(S) DEL PROFESOR(ES):

FECHA DE APLICACIÓN

CALIFICACIÓN














MODULO I.- ELABORA Y GESTIONA LA INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN.
SUBMODULO I I.- GESTIONA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA.
RESULTADO DE APRENDIZAJE DEL MODULO:
Identifica los elementos y estructura de los diferentes documentos utilizados en el departamento de recursos humanos aplicando los elementos de redacción, clasificación, control y resguardo de la documentación.
OCUPACIÓN: AUXILIAR DE INFORMACIÓN INTERNA Y EXTERNA.
COMPETENCIAS / CONTENIDOS A DESARROLLAR: DISCIPLINARES BÁSICAS SUGERIDAS:
C 1.- Identifica, ordena e interpreta las ideas, datos, conceptos explícitos e implícitos en un texto, considerando el contenido en el que se generó y en el que se recibe.
C 4.- Produce textos con base en el uso normativo de la lengua considerando la intención y situación comunicativa.
COMPETENCIAS / CONTENIDOS A DESARROLLAR: GENERICAS SUGERIDAS:
C 5.1.- Sigue instrucciones y procedimientos de manera reflexiva, comprendiendo como cada uno de sus pasos contribuye al alcance de un objetivo.
CC 5.2.- Ordena información de acuerdo a categorías, jerarquías y relaciones.

COMPETENCIAS / CONTENIDOS A DESARROLLAR: COMP. PROFESIONALES:
5.- Reconoce la importancia del resguardo de la documentación en la organización.
6.- Aplica el proceso para guardar los expedientes en el mueble de archivo.
7.- Clasifica documentación interna y externa para integrar el expediente.
8.- Organiza la documentación conforme al sistema ordenador.
9.- Realiza registro de préstamos y nuevos expedientes, determinando cuantos y cuales se tienen en existencia.
10.- Depura los archivos electrónicos y manuales inactivos.
INSTRUMENTOS DE ARENDIZAJE Y EVALUACIÓN:
Competencia 4.- Produce textos con base en el uso normativo de la lengua considerando la intención y situación comunicativa.

Ejercicio
Contenido 1.2

Técnica para generar aprendizajes: CONSULTA DE INFORMACIÓN.
Evidencia de aprendizaje: producto.- Tarea de clase. Resúmenes.
Evidencia de desempeño: Discusión dirigida. Evid. Conocimiento: Ejercicio de solución.
Instrumento de registro de evidencias: Reporte de práctica.
Contenido a evaluar: SUBMODULO I.- GESTIONA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA. EVALUACIÓN SEGUNDO PARCIAL
I.- Redactar los significados del autor y su propia conclusión de los conceptos que se indican, II.- Construir en sus hojas membretada para entrega al profesor del reporte de clase: III.- desarrolla en cada cuartilla sólo dos significados de los conceptos: teoría de los autores, y tu conclusión. MATERIAL: Hoja blanca tamaño carta con su membrete, tinta azul o negra, carpeta folder tamaño carta, broche sostenedor.
1.- Diseñe en cuadro de información los conceptos que se indican: Local del archivo.- Otras disposiciones que definen el Archivo.- Definición servicio especializado.- Archivar en que consiste.- amplié con su conclusión cada concepto?
a).- construir un esquema de las clase de archivo: Según el grado de utilización indicar los significados.- Según el lugar indicar los significados?
b).- Elabore un cuadro de datos: Cómo se define un documento según la academia de lengua.- Según el patrimonio histórico.- Desde el punto de vista administrativo.- Como se consideran las copias?
c).- Concepto documento oficial.- describa sus tres elementos.- Describa documento soporte material.- Documento fuente de información?
d).- Cuales formas de archivos existen.- Describa el significado Conservación en archivos.- Conservación anglosajona.- conservación latina?
e).- Diseñe el significado de preservación y restauración.- Cuál es la función principal del archivo.- como se conservaran?
f).- Diseñe el significado archivó centro de activo de información?
2.- Construir en una cuartilla las aplicaciones de los conceptos: Archivo físico.- El edificio para la protección y conservación?
a).- Investigue quince equipos o herramientas consideradas mobiliario de archivo.-  Investigue diez condiciones ambientales de seguridad?
b).- Diseñe el esquema sistema de información.- describa en que consiste.- Describa el significado del conjunto de elementos.- Qué es un IT?
c).- Diseñe el esquema tipos de sistemas de información.- Describa el significado de la clasificación según el punto de vista empresarial?
d).- Construir el significado aplicación de los sistemas de información.- Sus cambios en la era post-industrial.- La información como activo?
3.- Describa el significado sistemas de archivos.- Para que se utilizan dispositivos de almacenamiento.- Como es la práctica un sistema?
a).- Diseñe el significado sistemas tradicionales.- Diseñe en dos cuartillas las aplicaciones de Ordenadores enlace duro.- contador de enlace?
b).- Construir el significado archivo moderno.- Cual es la aplicación para la práctica archivista.- forma en que contribuye a la historia?
c).- Diseñe el significado documento electrónico.- Construir en una cuartilla un cuadro de datos de utilización de: Archivo disquete.- Bancos ZIP.- Archivo disco duro.- Archivo CD-ROMs.- Archivo DVD.?
d).- Investigar las aplicaciones de Hardware y software en computadoras.- Diseñe en cuadro de significados de los procesos archivísticos: Archivo ordenador personal.- Archivo digitalización.- Archivo por microfilmación?
4:- Describa la tecnología Redes para archivar.- Diseñe un cuadro de datos de las formas: E-mail.- La Intranet.- Internet en el mundo de archivos?
a).- Diseñe en un esquema tres sistemas de archivo para almacenamiento de datos?
b).- Concepto significado administración de documentos.- Describa el mayor problema en manejo de archivos.- Criterio para su optimo manejo?
c).- Diseñe en cuadro de información significados de doce conceptos aplicables en la clasificación y registro de documentos?
d).- Describa el concepto ordenación.- describa diferencias en sus dos formas.- Significado ordenación cronológica.- complejidad al conservar?
5.- Construir en una cuartilla los indicadores del significado aplicado en: Elección del tipo de ordenación.- Operaciones de tipo mecánico.- Desdoble o despliegue.- Signaturación y sellado.- Sistema datación no inscribir escritos en el documento?
a).- Diseñe el significado sistema para hacer mas estable la ordenación.- Describa porque expresar a lápiz las cifras correspondientes?
b).- Describa que significado se aplica en Agregación.- Cual es la recomendación para las agregaciones?
c).- Diseñe en dos cuartillas los significados: Instalación de documentos.- Manual de archivo.- Archivo legal.- Los archivos de la empresa?
d).- Diseñe en esquema que significado aplica para la custodia legal de documentos.- que significa servicio de custodia.- cuáles son sus ventajas?
6.- Diseñe en una cuartilla un cuadro de información de siete normas técnicas para regular la administración de los archivos?
a).- Construir por separado en esquema indique el significado e incisos el tratamiento. Fase uno archivo de oficina.- Fase Archivo Central?
b).- Diseñe el significado Transferencia de documentos.- Cuál es el objeto de la transferencia.?
c).- Construir en esquema sináptico las aplicaciones del criterio uno en documentos.- aplicaciones según criterio dos en documentos sus cuatro formas de información que contienen.- Criterio tres.- Criterio cuatro.- Criterio cinco.- Criterio seis.
7.- Diseñe que significado se aplica para la conservación?
a).- Diseñe un cuadro de información de cinco procedimientos para conservar o depurar los documentos de archivo?
b).- Construir la legislación que aplica el articulo 20 aplicable en registro de documentos?
c).-  Diseñe el significado aplicable a la operación técnica expurgo?
d).- Diseñe en incisos cinco razones para expurgar una colección de archivos?

TÉCNICA DE LECTURA GUIADA
ARCHIVO – DOCUMENTACIÓN
La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la R.A.L.E.:
1.- Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan).
2.-  La misma Administración reconoce estas definiciones de archivo en la Ley de Patrimonio Histórico Español. Otras disposiciones hacen referencia al archivo como aquella institución cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando las técnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para le cumplimiento de los fines anteriormente mencionados.
3.- También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.
4.-  Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.
El material de archivo más corriente lo constituyen: Carpetas, archivadores tipo Z, guías, etc.
I.- Clases de archivos:
Según el grado o frecuencia de utilización: 
I).- Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.
II).- Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.
III.-  Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.
Según el lugar de emplazamiento:
IIII.- Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.
IIIII.- Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser:
IIIIII.- Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizado constantemente por este.
IIIIIII.- Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos.
Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre sí.
Concepto de documento:
Para la Real Academia Española documentar significa "probar documentos", al mismo tiempo define como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo". Este sería el Concepto general de documento.
La Ley de Patrimonio Histórico Español define el documento como "toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informáticos.
Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo.
Tendrán la consideración de documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Cada Administración Pública determinará reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias autenticas de documentos públicos o privados.
Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean auténticas.
El documento oficial reúne, en general, las mismas características que los demás documentos aunque con algunas salvedades:
·         En ellos se establece una relación entre las personas físicas o jurídicas con la Administración Pública o de diferentes organismos públicos entre sí.
·         La mayoría de estas relaciones se realizarán a través de unos impresos ya preestablecidos o normalizados;
·         Ha de quedar constancia de la fecha de recepción del documento.
Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte material puede ser muy variado y cada vez con más frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales, gráficos, informáticos, nos centraremos en el documento escrito que sigue siendo el más utilizado y el que con más frecuencia vamos a manejar.
El documento, al mismo tiempo que fuente de información, se reconoce legalmente como prueba de que un acto ha sido o no ejecutado, aunque no todos los documentos se encuentran regulados adecuadamente.
Soporte Documental.-
Medios en los cuales se contiene información, según los materiales empleados.
Además de los archivos en papel existen los Archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
El término "conservación", en el ámbito de los archivos y bibliotecas, hace referencia a todas aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con el fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible.
Existen dos corrientes diferentes sobre la disciplina de la Conservación. La anglosajona, que a su vez se divide en otras dos disciplinas, la denominada Preservación, que determina las medidas preventivas de permanencia y durabilidad de los documentos, y la Conservación, que determina las medidas a tomar para la restauración de los documentos deteriorados. Y la latina, en la que se contempla una única disciplina llamada Conservación, de la que forman parte la preservación y la Restauración. La primera, también denominada Conservación Preventiva, se ocupa de la prevención del deterioro de los documentos y la segunda de la reparación y recuperación funcional de los documentos deteriorados.
Después de esta aclaración terminológica sobre los conceptos conservación, preservación y restauración, nos vamos a centrar en el papel que han desempeñado estas disciplinas en el campo de las Ciencias de la Documentación.
Funciones del archivo:
La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación.
Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.
Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. También el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.
El archivo físico.
Son aquellos que en forma permanente van almacenar información en el disco.
Cada archivo físico contiene únicamente un formato de registro de longitud fija. Puede tener una vía de acceso en secuencia por claves para presentar los datos en una secuencia distinta del orden en que se añadieron los registros
Custodia y administración de archivos físicos inactivos y activos manteniendo la confidencialidad y disponibilidad de la información.
El proceso consiste en la recepción, codificación, elaboración de base de datos, almacenamiento, administración y transporte los archivos físicos.
Contamos con bodegas dotadas con los elementos y sistemas necesarios para cumplir con requisitos de conservación y garantizar su seguridad.
El edificio de archivo.
La protección y preservación del patrimonio documental, bibliográfico y hemerográfico implican, entre otros, dos grandes aspectos: su control físico y su control intelectual. Por un lado, es menester procurar las condiciones básicas que permitan la conservación de los soportes originales de la información; por otro, es preciso contar con instrumentos de consulta que permitan recuperar en forma oportuna y eficaz dicha información.
Esto ocurre porque, por distintas razones, dicho patrimonio ha padecido condiciones de descuido imputables en muchos casos al escaso interés institucional en aquello que constituye nada menos que su propia memoria; más aun, la memoria colectiva de la nación.
En lo que hace a la conservación propiamente dicha, el combate de los problemas habituales que se derivan de las condiciones climáticas, de la humedad, de las plagas, del deterioro natural del papel, especialmente por su fabricación con celulosa desde hace dos siglos, es una constante que, pese a sus avances, no ha encontrado soluciones definitivas.
Por ende, una preocupación común a los archivos y bibliotecas, e incluso en museos, es encontrar remedios prácticos y asequibles para asegurar la preservación de sus acervos. De lo anterior se desprende la necesidad, en el nivel nacional, de procurar el establecimiento de políticas y normas sobre conservación en las instituciones públicas y privadas dedicadas a la protección del patrimonio.
Mobiliario de archivo.-
1.- Mobiliario de archivo: Mobiliario de archivo metálico, Mobiliario de archivo modular, Mobiliario de archivo modular Archivo técnico, Mobiliario de archivo Multiusos, Mobiliario de archivo plano.
2.- Carritos
3.- Lámparas: Lámparas de pie, Lámparas de sobremesa.
4.- Mesas: Mesas de centro, Mesas para impresora, Mesas de oficina, Mesas para ordenador.
5.- Postes
6.- Protectores de suelo
7.- Sillas: Sillas de conferencias, Sillas de contacto permanente, Sillas de dirección, Sillas de espera, Sillas estándar, Sillas sincronizadas.
8.- Taburetes
9.- Carretilla
10.- Cestas de almacenamiento
Condiciones ambientales y de seguridad.
a).- Ubicado en un lugar donde no exista ninguno de los peligros identificados en la norma para los documentos a causa de la ubicación, el entorno, el fuego, el agua, los almacenamientos inadecuados, los robos, el vandalismo, el terrorismo.
b).- Rentable y con poco coste energético, valorado para toda su vida planificada (mínima de 20 años) y, preferentemente, con espacio para ampliaciones más allá de la duración planificada.
c).- Que no dependa excesivamente de equipamientos y maquinaria de alta tecnología para mantener un entorno estable y donde los equipos funcionen siempre correctamente.
d).- Donde exista una estrategia global de protección contra incendios, preferentemente con un sistema de extinción automático mediante rociadores de agua o un gas homologado (en las tres bibliotecas nacionales –la británica, la escocesa y la galesa- se ha instalado rociadores de agua por su efectividad, menor coste y mayor respeto ecológico)
e).- Con la zona de almacenamiento tan definida y controlada que queden minimizados todos los riesgos de incendios e inundaciones, especialmente los derivados de las salas de máquinas de los sistemas de climatización.
f).- Donde cada tipo de material se almacene en el entorno más apropiado (requisitos específicos para los materiales fotográficos, sobre todo respecto a su aclimatación antes de una consulta)

SISTEMA DE INFORMACIÓN
El Sistema formal es para recabar, integrar, comprar, analizar y difundir información interna y externa de la empresa en forma oportuna, eficaz y eficiente.


Elementos de un sistema de información
Un sistema de información (SI) es un conjunto organizado de elementos, estos elementos son de 4 tipos:
·         Personas.
·         Datos.
·         Actividades o técnicas de trabajo.
·         Recursos materiales en general (típicamente recursos informáticos y de comunicación, aunque no tienen por qué ser de este tipo obligatoriamente).
Todo ese conjunto de elementos interactúan entre si para procesar los datos y la información (incluyendo procesos manuales y automáticos) y distribuirla de la manera más adecuada posible en una determinada organización en función de sus objetivos. Normalmente el término es usado de manera errónea como sinónimo de sistema de información informático, estos son el campo de estudio de la tecnología de la información (IT), y aunque puedan formar parte de un sistema de información (como recurso material), por sí solos no se pueden considerar como sistemas de información, este concepto es más amplio que el de sistema de información informático. No obstante un sistema de información puede estar basado en el uso de computadoras, según la definición de Langefors este tipo de sistemas son:
·         Un medio implementado tecnológicamente para grabar, almacenar y distribuir expresiones lingüísticas,
·         así como para extraer conclusiones a partir de dichas expresiones.
Tipos de sistemas de información


Evolución de los sistemas de información a lo largo del tiempo
Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo, los SI pueden clasificarse en: (esta clasificación obedece a un punto de vista empresarial)
·         Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización.
·         Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en general.
·         Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.
·         Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.
·         Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.
·         Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.
Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS, en la década de los 60, y los últimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos últimos tuvieron una tímida aparición en los 70 que no cuajó, ya que la tecnología no estaba suficientemente desarrollada).
Aplicación de los sistemas de información
Los sistemas de información tratan el desarrollo, uso y administración de la infraestructura de la tecnología de la información en una organización.
En la era post-industrial, la era de la información, el enfoque de las compañías ha cambiado de la orientación hacia el producto a la orientación hacia el conocimiento, en este sentido el mercado compite hoy en día en términos del proceso y la innovación, en lugar del producto. El énfasis ha cambiado de la calidad y cantidad de producción hacia el proceso de producción en sí mismo, y los servicios que acompañan este proceso.
El mayor de los activos de una compañía hoy en día es su información, representada en su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de información, en cuyo corazón se sitúa la infraestructura de la tecnología de información. De tal manera que el sistema de información se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnología que soporta el flujo de información dentro de la organización.
TOPOLOGÍAS DE ARCHIVOS
Los sistemas de archivos, estructuran la información guardada en una unidad de almacenamiento (normalmente un disco duro) de una computadora, que luego será representada ya sea textual o gráficamente utilizando un gestor de archivos. La mayoría de los sistemas operativos poseen su propio sistema de archivos.
Lo habitual es utilizar dispositivos de almacenamiento de datos que permiten el acceso a los datos como una cadena de bloques de un mismo tamaño, a veces llamados sectores, usualmente de 512 bytes de longitud. El software del sistema de archivos es responsable de la organización de estos sectores en archivos y directorios y mantiene un registro de qué sectores pertenecen a qué archivos y cuáles no han sido utilizados. En la práctica, un sistema de archivos también puede ser utilizado para acceder a datos generados dinámicamente, como los recibidos a través de una conexión de red (sin la intervención de un dispositivo de almacenamiento).
EL ARCHIVO TRADICIONAL
Los sistemas de archivos tradicionales proveen métodos para crear, mover, renombrar y eliminar tanto archivos como directorios, pero carecen de métodos para crear, por ejemplo, enlaces adicionales a un directorio o archivo (enlace duro en Unix) o renombrar enlaces padres (en Unix).
1.- Enlace duro:
En los ordenadores, un 'enlace duro' es una referencia, o indicador a los datos físicos sobre un sistema de archivos. En la mayoría de los sistemas de archivos todos los ficheros (archivos) son enlaces duros. El nombre asociado al archivo es simplemente una etiqueta que apunta en el sistema operativo a los datos reales. Así, se puede asociar más de un nombre a los mismos datos. Aunque se llamen de distinta forma, cualquier cambio realizado afectará a los datos reales, sin importar si la modificación se hace usando el enlace o el archivo. Los enlaces duros sólo pueden apuntar a datos que estén en el mismo sistema de archivos.
El proceso de eliminación de un enlace desvincula un nombre de los datos reales. Los datos todavía estarán accesibles mientras quede algún enlace. Cuando se elimina el último enlace duro, el espacio que ocupaban los datos se considera disponible. Existe un procedimiento de recuperación de archivos borrados, que permite la reconstrucción de un enlace a datos que ya no estén asociados con un nombre. Sin embargo este proceso no está disponible en todos los sistemas y a menudo no es seguro que funcione.
2.- Contador de enlace:
En la mayoría de los sistemas de archivos que soporten enlaces duros, se almacena un valor entero con cada sección física de los datos. Este número entero representa el número total de los enlaces duros que apuntan a los datos. Cuando se crea un nuevo enlace, este valor aumenta en uno. Cuando se quita un enlace, el valor disminuye en uno. El mantenimiento de este valor ayuda a los usuarios a prevenir las pérdidas de datos. Es también la manera más simple para que el sistema controle el uso del disco duro, pues cuando el valor es cero indica que el espacio está libre y los valores distintos a cero indican que el espacio está en uso.
En la figura a la derecha, hay dos enlaces duros llamados "ENLACE 1.TXT" y "ENLACE 2.TXT". Ambos enlaces apuntan a los mismos datos físicos. Si el nombre de fichero "ENLACE 1.TXT" se abre en un procesador de texto, se modifica y se guarda, esos cambios serán visibles incluso en el fichero "ENLACE 2.TXT". Igual que si realizáramos los cambios en "ENLACE 2.TXT" serían visibles desde el otro fichero. Esto es debido a que apuntan a los mismos datos.
Se pueden crear enlaces extra para los mismos datos físicos. El usuario sólo necesita especificar el nombre de algún enlace duro existente; el sistema operativo se encarga de que apunte a localización física exacta de los datos.
Si uno de los enlaces se quita (por ejemplo, con el comando Unix rm), los datos siguen siendo accesibles desde cualquier otro enlace existente. Si todos los enlaces se quitan y ningún proceso tiene el archivo abierto, el espacio ocupado por los datos será considerado disponible, permitiendo que sea reutilizado en el futuro para otros archivos. Este proceso permite suprimir archivos abiertos sin afectar el proceso que los utiliza -- una acción que sería imposible en un sistema de archivos con una relación 1-1 entre las entradas en la guía y los datos.
El acceso seguro a sistemas de archivos básicos puede estar basado en los esquemas de lista de control de acceso o capacidades. Las listas de control de acceso hace décadas que demostraron ser inseguras, por lo que los sistemas operativos experimentales utilizan el acceso por capacidades. Los sistemas operativos comerciales aún funcionan con listas de control de acceso.
LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS DE ARCHIVOS:
Archivo moderno.-
Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone al uso del productor del documento y al usuario externo.
Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la archivística los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de respeto al orden original,
Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –me refiero a los principios permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el conjunto de la documentación producida o recibida por personas físicas o jurídicas, organismos e instituciones públicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias.
El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se encuentren.
Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el devenir de las organizaciones y de los individuos, de tal forma que la información contenida en los documentos este al servicio del Estado, los investigadores y los ciudadanos
SOPORTES ELECTRÓNICOS.-
La irrupción del documento electrónico utilizado por los productores documentales en las instituciones ha provocado cambios en los trabajos archivísticos como en los procesos de organización, descripción y valoración de los documentos No obstante, en la utilización práctica de estos, los soportes hay que tener en cuenta sus peculiaridades, características, utilización y conservación. Los principales son:
a).- Disquete: Fiabilidad nula, es fácil añadir y eliminar la información. Capacidad de almacenamiento mínima de 1.5 Mb o 285 p. El tiempo de acceso a la información es lento. Se puede tener cierto control de seguridad sobre la información guardada, pero no es total. Por estas razones, el disquete es útil sólo para conservar documentos a corto plazo, pero no sirve para la conservación permanente.
b).- Discos Zip: Fiabilidad media. Capacidad de almacenamiento hasta 250 Mb o 50,892 p. El tiempo de acceso es muy lento. Por ello, sirve para hacer copias de seguridad pero no para consultar. Hay cierto control de seguridad en el almacenamiento, pues se pueden introducir contraseñas.
c).- Disco Duro: Fiabilidad media. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 60 Gb o 12’214,285.71 p. Tiempo de acceso muy rápido. Posibilidad de añadir y eliminar ficheros muy fácilmente, pero se puede controlar a través de contraseñas. Es el soporte ideal de cualquier tipo de fichero o documento.
d).- CD-ROMs: Gran fiabilidad para la conservación de la documentación en el caso de CDs no modificables. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 650 Mb 0 132,320.5p. Es útil para conservar documentos con texto, sonidos e imágenes. Tiempo de acceso rápido. Son útiles para conservar información que no se ha de modificar y de consulta usual: instrumentos de descripción del archivo. Existen modificables, que ofrecen la posibilidad de añadir, borra y actualizar la información. Los no modificables son útiles para conservar información definitiva.
e).- DVD: Gran fiabilidad. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 650 Mb o 132,320.5 p de documentos hipermediaticos. Tiempo de acceso muy rápido. Permite controlar la posibilidad de añadir, modificar y eliminar. Es útil para conservar ficheros de texto, sonidos e imágenes.
Estos soportes tecnológicos han supuesto una revolución en el mundo de los archivos, y ello por dos razones. Por una parte su generalización como soporte documental ha supuesto para los archiveros un esfuerzo por aplicar los principios de organización a estos nuevos soportes.
HARWARE Y SOFTWARTE.-
No podemos dejar de mencionar en este momento las características particulares de las computadoras y los programas existentes que permiten a los archiveros agilizar su trabajo, en cada uno de los procesos archivísticos, aplicados a los documentos y en la prestación del servicio.
a).- El Ordenador Personal: La revolución tecnológica para los archivos llegó con el ordenador personal, desde su aparición han evolucionado mucho, y en poco tiempo, han ganando en capacidad, rapidez y accesibilidad, por lo que se ha convertido en herramienta de trabajo indispensable, también en los archivos. La computadora ha permitido la automatización paulatina de algunas de las tareas archivísticas, desde la elaboración de informes y estadísticas pasando por el control de préstamos y transferencias hasta la automatización de los instrumentos de descripción y la posibilidad de contar con programas informáticos para la gestión integral de los documentos. También aumentan las posibilidades de acceso y comunicación. todos los archiveros quieren contar con un equipo completo constituido por: CPU, pantalla, teclado, ratón, impresora, lector de Cd-Rom y DVD, servidor y varias terminales, modem.
b).- La Digitalización: Otro recurso informático útil para la gestión documental es la digitalización, que consiste en la captura de la información y su transformación a formato digital, para que se pueda manipular desde un ordenador. Es útil sobre todo para evitar la manipulación de la documentación original, documentos históricos, en mal estado y para documentos de mucha consulta y desde diferentes puestos de trabajo. Se pueden almacenar en formato de imagen, o en formato de texto, para lo cual es necesario utilizar un programa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), es una tecnología cara y esta tarea se complementa con una indexación de los documentos.
c).- La Microfilmación: Es otro de los recursos existentes en nuestro medio consiste en tomar una foto de cada uno de os documentos y conservarlos en el rollo de película, es una tecnología muy utilizada, ya que permite una serie de exigencias que el mundo de los archivos debemos tener en cuenta con la seguridad y confiabilidad de la información.
LAS REDES.-
En el uso de estas nuevas tecnologías también es necesario indispensable mencionar la comunicación rápida que las redes permiten a los archiveros comunicarse con sus proveedores y con sus usuarios.
1.- El Correo Electrónico: El correo electrónico ofrece la posibilidad de intercambiar información de manera rápida y eficaz, pues permite el envío de todo tipo de documentos. Es utilizado en los archivos como medio de comunicación: Entre el archivero y los usuarios internos para solicitud de documentación, coordinación entre el archivo central y los archivos de gestión, comunicación de transferencias, Entre el archivero y los usuarios externos para petición de información. Entre el archivero y los proveedores.
2.- La Intranet: Es un recurso para la gestión integral de la documentación activa de una institución. Es un modelo de arquitectura de red, que usa protocolos y estándares abiertos, transparente con Internet y que dispone de un modelo de cliente universal ósea el navegador. Se aplica sobre todos los documentos que una organización va produciendo como documentos de texto, correo electrónico, hojas de cálculo, etc. y sus aplicaciones a sus bases de datos, etc.
3.- Internet: La última revolución para el mundo de los archivos llega con la Word Waif Web, que multiplica hasta el infinito las posibilidades de difusión y comunicación de los archivos. Las utilidades de Internet en un archivo son amplias y variadas. Es necesario conocerlas para aprovechar todo el potencial que nos ofrece y maximizar la eficacia y rentabilidad de los servicios del archivo. Internet es, principalmente, la fuente de información más actualizada e inmediata de que disponemos actualmente. es enormemente útil para el trabajo del archivero, pero también como medio de difusión del archivo. Es el instrumento más rápido y ágil para encontrar información concreta sobre un archivo. Así mismo sirven de apoyo para un servicio más a nuestros usuarios.
OTROS TIPOS DE SISTEMAS DE ARCHIVOS.-
Sistemas de archivos de disco: Un sistema de archivo de disco está diseñado para el almacenamiento de archivos en una unidad de disco, que puede estar conectada directa o indirectamente a la computadora.
Sistemas de archivos de red: Un sistema de archivos de red es un sistema de archivos que accede a sus archivos a través de una red. Dentro de esta clasificación encontramos dos tipos de sistemas de archivos: los sistemas de archivos distribuidos (no proporcionan E/S en paralelo) y los sistemas de archivos paralelos (proporcionan una E/S de datos en paralelo).
Sistemas de archivos de propósito especial: Los sistemas de archivos de propósito especial son básicamente aquellos que no caen en ninguna de las dos clasificaciones anteriores.
La "Administración de Documentos" es una metodología para regular la producción, circulación, uso y control de los documentos y archivos institucionales y tiene como objetivo la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos de una organización a lo largo de su ciclo vital de forma eficiente.
En ese sentido, uno de los mayores problemas que se presentan en el manejo de archivos es el desconocimiento de principios y técnicas para su organización y control; así por ejemplo, no existe claridad sobre lo que es un documento de archivo, por lo que cualquier documentación que se incorpora a una carpeta se considera como tal aunque no sea así. Por otra parte, los documentos que se integran a un expediente no necesariamente se organizan en forma correcta, lo cual trae como consecuencia problemas en el acceso a los documentos y, por tanto en la rendición de cuentas y en la transparencia de la gestión.
Con los presentes criterios se pretenden difundir las técnicas y prácticas útiles para el manejo de los archivos, con el propósito de lograr su estandarización y facilitar, más adelante, el uso de tecnologías de la información en el control documental. Así, se incluyen temas relativos a conceptos, la definición del expediente de archivo y su diferencia con otro tipo de documentos de apoyo informativo, el registro y descripción de un expediente de archivo, así como su clasificación.
Clasificación y registro de documentos.
Administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo.
Archivística: Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y la administración de documentos.
Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades.
Archivo de Concentración: Unidad responsable de la administración de documentos, cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades y que permanecen en él hasta su destino final.
Archivo de Trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.
Archivo Histórico: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.
Asunto: Contenido específico de cada una de las unidades documentales (documento de archivo, expediente), serie documental o rubro temático que permite la individualización dentro del conjunto de características homogéneas al que están integrados: tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que se trata un expediente o documento de archivo y que se genera en consecuencia de una acción administrativa.
Baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos.
Carátula: Frente del expediente donde se establecerán los elementos mínimos para describir su contenido.
Carpeta: Contenedor formado por dos tapas de papel o material flexible que sirve para integrar documentos de archivo. Se le conoce como "fólder".
Catálogo de Disposición Documental: Registro general y sistemático que establece valores documentales, plazos de conservación, vigencia documental, clasificación de reserva o confidencialidad y destino final.
Ciclo vital de los documentos: Etapas en las que se divide al documento de archivo conforme a su uso, valor y ubicación: etapa activa (uso constante por el área generadora, valores primarios, archivo de trámite, etapa semiactiva (uso esporádico por el área generadora, con valores primarios, archivo de concentración), etapa histórica (valores permanentes, uso público, archivo histórico.
Descripción y ordenación de documentos.
La ORDENACION es el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido.
Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera:
1.- Por orden cronológico, alfabético y numérico
2.- Por grupos de documentos
La ordenación cronológica de los documentos dentro de una carpeta se establece de tal manera que el más antiguo quedará en la parte posterior o inferior, y el más reciente en la superior. Los documentos también pueden ordenarse alfabética y numéricamente.
En ocasiones la complejidad del expediente aconseja conservar los documentos agrupados por conceptos en diferentes carpetas de archivo, que se integrarán en una carpeta llamada: correspondencia, facturas, informes, etc., en su interior los documentos se ordenarán por criterio cronológico. Cada carpeta ha de numerarse como si fuera un volumen.
Elección del tipo de ordenación
Ahora bien no a todas las series documentales les conviene el mismo tipo. La elección debe hacerse teniendo en cuenta la mejor y más rápida localización de los documentos para una información más inmediata. La ordenación cronológica suele ser la de uso más frecuente, pero hay determinadas series que imponen otros tipos de ordenación. Es obvia la elección del sistema alfabético onomástico para las "Relaciones de méritos y 'servicios", para los expedientes personales; 'o la elección del sistema alfabético-geográfico si se trata de expedientes de un negociado de Forestal; o la elección del sistema alfabético de materias para expedientes de una Asesoría Jurídica.
Operaciones relacionadas con la ordenación
Existen operaciones de tipo mecánico en íntima relación con la actividad de ordenar, precisas, pero que pueden ser realizadas muchas de ellas no desde luego por un técnico de archivos.
Desdoble o despliegue.-
Nos referimos en primer lugar al desdoble o despegue de documentos que se hace necesario en documentación histórica, fundamentalmente del XWI y XIX, en que fue práctica frecuente que los documentos de tamaño folio para su archivación se doblaran en tamaño cuarto. No hay duda que para una mejor conservación y sobre todo para una más fácil ordenación hay que extenderlos a su tamaño natural. No es frecuente el problema para documentación más antigua ni para los fondos actuales. Pero sí es preciso insistir en llevar a cabo esta operación en series como pueden ser las de mapas y planos, cuyo plegado puede perjudicar seriamente los dibujos.
Signaturación y sellado.-
Hay que huir de plasmar en los documentos cualquier anotación, pero por otra parte la conservación del documento requiere el control y existen una serie de operaciones como son la signaturación y el sellado que hay que realizar. Cada documento, en el ángulo inferior izquierdo debe llevar un sello, de impronta pequeña, del centro o depósito a que pertenezca junto a la signatura del legajo o paquete donde se ubique. Ha de utilizarse lápiz para signaturar y por supuesto evitar que sello y signatura caigan sobre parte escrita.
En las piezas documentales aisladas es s610 precisa una Única signaturación y sellado en el primer folio; en las piezas cosidas también en el primer folio de dicha pieza; en los mapas y planos deben indicarse al dorso.
Datación.-
Insistimos en que es reprobable la indicación de cualquier escrito sobre el documento. Pero a veces es conveniente, siempre por el archivero y no por otras personas, la indicación de la data en la parte superior, desde luego a lápiz, para evitar la desordenación por un uso frecuente por parte de los investigadores. Es mucho más conveniente la utilización de carpetillas que guarden y protejan el documento y en las cuales se indiquen los datos para identificarlo no sólo por su data. En muchos archivos, sin embargo, esto acarrea una serie de problemas secundarios como son el aumento de volumen de las unidades de instalación que tropieza con el espacio restringido.
Foliación y numeración
Para hacer más estable la ordenación, hoy que el masivo manejo de algunos fondos tiende a desordenarlos, se hacen cada vez más necesarias estas dos operaciones aparentemente iguales. La tendencia a microfilmar hoy series completas determina la conveniencia sobre todo de la foliación. La numeración es el número de orden dado por unidades archivísticas, la foliación es la numeración corrida de todos los folios escritos de una unidad de instalación. El número 2 puede corresponder a un determinado expediente que tenga 30 folios, del 22 al 32.
Las cifras correspondientes a una y otra han de expresarse también a lápiz en cada documento en los ángulos superiores, reservando el izquierdo para el número de orden de la unidad y el derecho para la indicación del folio. No conviene preceder ninguna de las cifras por ningún término como pueden ser "número" o "folio". Hay una serie de recomendaciones dictadas por la experiencia que deben tenerse en consideración en la documentación histórica. No se debe numerar ni foliar una unidad de instalación aislada, estas operaciones deben iniciarse solamente cuando estén total- mente ordenadas todas las unidades de instalación que integren una serie documental completa. La aparición, frecuente, de documentos mal colocados por los primitivos organismos productores que hacen necesaria su adecuada colocación en otras unidades de instalación haría precisa con excesiva reincidencia la duplicación, no s610 de números de orden que pueden salvarse con cifras Bis, sino lo que es peor y más molesto la duplicación de los números de la foliación.
Agregación.-
Acabamos de aludir a un problema frecuente como es la detectación de documentos mal colocados que hay que incorporar a sus series y a sus legajos adecuados. Las incorporaciones suelen hacerse dentro de las mismas series, una carta que por su fecha corresponde al legajo anterior o posterior, sin faltar los casos que la agregación ha de hacerse de una sección a otra sección. Una carta propiedad de una huerta del Hospital del Amor de Dios, encontrada entre los fondos del Hospital del Espíritu Santo, refiriéndome a las Secciones del Archivo Histórico de la Diputación de Sevilla. La agregación es necesaria pero peligrosa. Requiere un conocimiento profundo de las series y de la d ó n. Hay que considerar en primer lugar el proceso administrativo seguido por la documentación, en segundo lugar la práctica usual de archivación mantenida por el organismo productor y en tercer lugar la tipología, antes que tomar como referencia el asunto o materia.
También como recomendación insisto en que las agregaciones no deben llevarse a cabo hasta estar totalmente terminada la organizaci6n de una sección. La agregación exige la colocación de "testigos" en el lugar ocupado por el documento sacado de una unidad de instalación para agregarlo a la que le corresponda, en el que se haga constar brevemente la descripción de la pieza y la sección y número del legajo a donde se incorpora.
Instalación de documentos.-
Para archivar las carpetas suspendidas se utilizarán distintos tipos de equipos o archivadores metálicos, que garantizarán las condiciones para la conservación de los documentos.
Las carpetas se ordenarán según el código y el título de clasificación, si acarrea diversas carpetas o volúmenes se ordenarán de la más antigua a la más reciente. Físicamente se podrán añadir pestañas o guías que indiquen el código, el título de la clase, etc.
En el caso de archivos que tengan un visor en la parte frontal del armario, se aprovechará para poner los códigos de clasificación de los documentos que contiene.
Manual de archivo.-
Los procedimientos documentados del sistema de la calidad deben formar la documentación básica utilizada para la planificación general y la gestión de las actividades que tienen impacto sobre la calidad, también deben cubrir todos los elementos aplicables de la norma del sistema de la calidad. Dichos procedimientos deben describir las responsabilidades, autoridades e interrelaciones del personal que gerencia, efectúa y verifica el trabajo que afecta a la calidad, como se deben efectuar las diferentes actividades, la documentación que se debe utilizar y los controles que se deben aplicar.
Cada procedimiento documentado debe abarcar una parte del sistema de calidad, tal como un elemento completo del sistema de calidad o una parte de este, o una secuencia de actividades interrelacionadas ligadas con más de un elemento del sistema de la calidad.
El orden de desarrollo de esta jerarquía en una organización individual depende de las circunstancias de esa organización, pero usualmente comienza con el desarrollo de la política y objetivos de la calidad de la organización.
El archivo desde el punto de vista legal
En la actualidad hay oportunidades reales para recurrir a servicios y procesamiento de documentos y archivos por terceros que sean estratégicos para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes y garantizar la seguridad de que sus archivos estén en buenas condiciones y en un lugar seguro ya que viéndolos desde el punto de vista legal estos documentos son nuestras herramientas para poder asegurar nuestra empresa en dado caso de complicaciones legales en un futuro. Esta transformación de un mayor valor empresarial comienza con un socio de eficacia probada que comprenda los desafíos de su compañía.
Los archivos en la empresa.-
¿Papeles encima del escritorio? Cartas, folletos, documentos legales, documentos comerciales, financieros, hojas de vida, proyecciones de ventas etc.….
Eso no es nada comparado con los cientos de miles de archivos que tiene en su computador en diferentes formatos; más los ires y venires de emails que se convierten en decenas de documentos diferentes porque no depuramos, esto sin contar los CDs, DVDs. y las populares tarjetas de memoria, donde tenemos duplicados miles de estos… la pregunta es ¿quién organiza todo esto?
Desde hace unos diez años estamos hablando de gestión del conocimiento y memoria corporativa y sigue sucediendo que cuando se va un funcionario de la empresa se van con el cientos de detalles como ¿dónde está determinada información?, ¿cuál de los documentos es el válido para el proceso?
El día a día nos absorbe y almacenamos tantos archivos como capacidad tengamos disponible en los medios de almacenamiento, si hay archivos mal clasificados, repetidos, desactualizados o documentos basura no nos importa. Tenemos mayor cuidado cuando un documento es el soporte de otro pero si el proceso no está organizado y respaldado por un sistema informático los documentos de soporte pueden estar dispersos y los trámites demorados.
La eficacia de la empresa está en juego por nuestra informalidad en la organización, flujo y almacenamiento de los documentos claves para los procesos y para los negocios. No somos estratégicos en el cuidado de los documentos incluso de aquellos útiles para diversos proyectos o de los que son base para la toma de decisiones. Este es un llamado a la reflexión, el flujo de documentos no se detiene y crece como una gran bola de nieve, por lo tanto hay que ponerle orden al tema o tendremos un gran caos.
Custodia legal de documentos.-
La custodia de documentos es un paso más en la gestión documental e implica la existencia de un tercero que se responsabiliza de archivar, con garantías técnicas y legales, los documentos de otras organizaciones.
El incremento de documentación en las empresas, y la necesidad de conservar físicamente algunos originales como contratos, escrituras, pólizas etc., induce a considerar espacios alternativos a las propias oficinas con precios muchos menores, ya que el coste del metro cuadrado, sobre todo en el centro de las ciudades, supone un gasto elevado.
Para solucionar este problema existen empresas que cuenta con un servicio de custodia de alta calidad, garantizando un tiempo de entrega de la documentación requerida, entre 2 y 24 horas, según las necesidades del cliente ofrecer el servicio de custodia de información basado en el almacenamiento de documentos, tanto firmados digitalmente y/o cifrados como sin firmar y/o cifrar y garantizando que el documento custodiado mantiene a lo largo del tiempo el mismo valor legal.
Ventajas:
- Gracias al hábitat seguro su empresa eliminará el riesgo de extravío o robo de documentos importantes para usted. Al mismo tiempo dispondrá de una rápida reacción ante consultas de estos documentos.
- Le permitirán almacenar y administrar grandes cantidades de documentos valorados, logrando ubicar fácilmente cualquier documento requerido.
- Tendrá una completa protección a sus documentos valorados ante siniestros de la naturaleza como incendios, terremotos e inundaciones.
Normativa aplicable.-
NORMAS TÉCNICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN, CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Las presentes normas técnicas tienen como objetivo regular la administración, custodia y conservación de los documentos y facilitar la interpretación y aplicación uniforme de las políticas archivísticas.
Norma No. 1.- Registro e inventario de la documentación.- Los documentos emitidos o recibidos deben mantenerse un inventario actualizado de la documentación que custodia el archivo.
Norma No. 2.- Clasificación y ordenación de documentos.- Los documentos deben agruparse manteniendo su integridad orgánico-funcional y deben ordenarse siempre de la misma forma, cualquiera que ésta sea. Debe existir un testimonio escrito de las normas de archivo que sigue cada dependencia de la institución, de manera que el sistema de clasificación y ordenación que se establezca pueda ser comprendido y aplicado por otras personas si así se requiere.
Norma No. 3.- Instalación y rotulación de documentos.- La ubicación de la documentación en carpetas, prensas, cajas, ampos, o cualquier otro resguardo físico, debe garantizar la integridad física y la unidad lógica de los documentos: así como facilitar su localización mediante rótulos, guías o cualquier otro tipo de señalización que contribuya con este propósito.
Norma No. 4.- Custodia de documentos.- La custodia de los documentos implica la responsabilidad de velar por su adecuada preservación. La pérdida o extravío de un documento debe ser detectada y corregida a la mayor brevedad y quedar debidamente consignada cuando sea del caso.
Norma No. 5.- Asignación de plazos de retención y transferencia.- Corresponde a los responsables de los archivos gestionar la transferencia o eliminación de los documentos en los plazos que la institución crea conveniente.
Norma No. 6.- Descripción documental.- El acceso a la documentación bajo la responsabilidad de cada dependencia de la institución debe estar garantizado mediante la elaboración de inventarios, índices, catálogos o cualquier otro tipo de guía que permita su localización en un tiempo prudencial. Norma No. 7.- Acceso a los documentos.- Corresponde al responsable de la unidad definir al encargado del archivo, los niveles, plazos y condiciones de acceso a la documentación bajo su custodia.
El archivo y la gestión documental.
Fases y tratamiento del documento
FASE 1. ARCHIVO DE OFICINA
En esta fase han de permanecer los documentos en trámite. Si éste ha finalizado, el año o a los 2 años, por ejemplo, los documentos han de pasar ya al Archivo Central, sin esperar el plazo máximo de 5 años que establece la Ley.
TRATAMIENTO:
·         Iniciación en el Registro General
·         Formación de expedientes
·         Identificación
·         Clasificación
·         Ordenación
·         Descripción Básica
·         Recuperación de la información
·         Instalación
·         Transferencia de acciones
·         Divisiones de fondos de archivo
FASE 2. ARCHIVO CENTRAL.
Recibe los documentos tramitados en las oficinas al cumplirse el plazo estipulado. La permanencia de los documentos en esta Fase ha de fijarse en función de la frecuencia de uso por el gestor: uso muy frecuente. Esto variará en cada institución dependiendo de muchos factores, pero documentos con 1,2 ó 3 años desde la finalización de su trámite, que no se usen con frecuencia, deben pasar al Archivo Intermedio, sin esperar el plazo máximo de 10 años que establece la Ley.
TRATAMIENTO:
·         Control: Cotejo y recepción de los documentos transferidos por las oficinas.
·         Identificación
·         Análisis de la Clasificación
·         Ordenación
·         Control: Descripción básica
·         Posible descripción en
·         profundidad
·         Normalización
·         Recuperación de la información
·         Instalación
·         Control de Depósitos e Instalaciones
·         Primer análisis y valoración de series documentales
·         Reserva / Accesibilidad
·         Transferencia de fracciones
Las transferencias de documentos.
Una vez transcurrido un plazo determinado de conservación en las unidades productoras, los documentos deben transferirse al Archivo General, con carácter obligatorio y de acuerdo con las normas establecidas por esa unidad.
La transferencia tiene como objeto reducir el espacio que las oficinas dedican a la conservación de los documentos y mejorar la eficacia de la gestión de los documentos de uso poco frecuente, inclusive mientras aquéllos mantienen su valor administrativo.
Organización de los documentos para su transferencia.-
Los documentos objeto de transferencia deberán estar necesariamente organizados de acuerdo con los siguientes criterios:
Criterio 1:
Los documentos deberán ser originales o copias únicas (minutas). Son los denominados "documentos con valor archivístico". Las copias, o documentos de apoyo informativo, quedarán en poder de la unidad durante tanto tiempo como considere de interés el Responsable de la misma, generalmente en función de la vigencia de la información que contienen.
Criterio 2:
Los documentos deberán hallarse organizados físicamente en carpetas y subcarpetas normalizadas por el Archivo General, y únicamente en éstas, como única forma de garantizar la conservación de los documentos a medio y largo plazo. Las carpetas y subcarpetas contendrán la información necesaria para identificar de manera clara y directa la documentación que contienen:
 1.- Unidad productora: nombre de la unidad que remite los documentos.
 2.- Código de clasificación: código funcional, con las subdivisiones pertinentes (específicas, nominales, uniformes).
3.- Años: indicación del período cronológico que abarca la  documentación incluida en la carpeta o subcarpeta, indicando, en su caso, inicio y cierre.
 4.- Volumen: en el caso de los expedientes voluminosos, indica  un orden secuencial dentro de la documentación que los integra.
Criterio 3:
Las carpetas correspondientes a los documentos de mayor antigüedad se ubicarán en primer lugar.
Criterio 4:
Las carpetas correspondientes a un mismo período temporal (generalmente año natural o curso académico) respetarán en su ordenación la secuencia de los códigos funcionales de la clasificación de los documentos.
Criterio 5:
Una vez organizadas secuencialmente las carpetas de acuerdo con los criterios anteriores (antigüedad, códigos de clasificación) la unidad procederá a alojar la documentación en las cajas de archivo normalizadas.
Criterio 6:
Las cajas resultantes se numerarán de manera secuencial, a lápiz y de forma clara y visible, para facilitar la redacción del formulario de transferencia. Ese número será la única anotación que efectúen las unidades remitentes en las cajas.
La conservación y el expurgo
La Agencia Tributaria manifiesta que los empresarios y profesionales tienen el deber de conservar durante el plazo fijado en la Ley General Tributaria para proceder a la inspección del Ejercicio los siguientes documentos, atendiendo al tipo de procedimiento.
·         Las facturas o documento sustitutivo que hayan emitido
·         Las copias y matrices de las facturas expedidas conforme al artículo 2.1 y 2 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y la copias de los documentos sustitutivos expedidos
·         Las facturas expedidas de acuerdo con el artículo 2.3 del citado Reglamento, así como sus justificantes contables
·         Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación
·         Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación
Por otro lado, el artículo 30 del código del comercio vigente establece una obligación para los empresarios de conservar "libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio (...) durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros".
Expurgo: operación técnica de evaluación crítica de la colección con vistas a la retirada de parte de la colección. El expurgo debe entenderse como una tarea más de la gestión de la colección que contribuye a mantener a ésta en las mejores condiciones posibles. No hay que confundir expurgo con retirada: todos los fondos son sometidos al expurgo y, como consecuencia de él, algunos de ellos serán retirados de la colección.
Razones para expurgar:
·         Superar la limitación del espacio de almacenamiento
·         Mejorar la actualidad de la colección
·         Mejorar la accesibilidad de los fondos
·         Mejorar la imagen de la biblioteca: eliminando fondos deteriorados
Otras circunstancias, ajenas en principio, pueden ser buenas excusas para plantear un expurgo: traslado de la colección a otra sede, inicio de un proceso de automatización del catálogo, etc.  

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